Hilfe und Support für Lieferanten

Der Zugriff auf Hellios-Communities wird von der/den nominierten Person(en) in Ihrer Organisation kontrolliert. Hellios kann ohne Zustimmung der nominierten Person keinen Zugriff gewähren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer das ist, wenden Sie sich bitte an das Support-Team unter fsqs-nl@hellios.info oder +31 (0) 20 399 4730.

Geben Sie Ihr gewähltes Passwort in das dafür vorgesehene Feld ein und wiederholen Sie dies zur Bestätigung.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Passwort einrichten, werden Sie aufgefordert, es stark zu machen, indem Sie sicherstellen, dass es mindestens 8 Zeichen lang ist und Folgendes enthält: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um Ihr Passwort festzulegen.

Sie werden dann zur Hauptseite weitergeleitet, um sich beim System anzumelden.

Gehen Sie zur Anmeldeseite: https://hellios.com/login/login-suppliers/

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie anschließend auf die rosafarbene Schaltfläche „Anmelden >“, um auf das System zuzugreifen.

Wenn Sie Ihr Passwort in Zukunft einmal vergessen haben sollten, klicken Sie auf den „Passwort vergessen“-Link auf der Anmeldeseite, um ein neues Passwort zu beantragen. Nachdem Sie den Link angeklickt haben, wird der folgende Bildschirm angezeigt:

Suchen Sie in Ihrem Posteingang nach der E-Mail, die einen einmaligen Link zum Aktualisieren Ihres Passworts enthält.

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie als Benutzernamen verwenden und klicken Sie auf „E-MAIL SENDEN >“. Die E-Mail enthält einen Link, den Sie anklicken müssen, um ein neues Passwort einrichten zu können.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Passwort einrichten, werden Sie aufgefordert, es stark zu machen, indem Sie sicherstellen, dass es mindestens 8 Zeichen lang ist und Folgendes enthält: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.

Als registrierter Lieferant sind Sie verpflichtet, Ihren Fragebogen jährlich auszufüllen. Dieser Vorgang kann in nur wenigen Schritten abgeschlossen werden:

1. Sie werden gebeten, eine erste Reihe von Fragen zu Ihrer Organisation zu beantworten, wir nennen dies Phase 1.
2. Basierend auf den Antworten in Phase 1 bestimmt das System, ob Sie mehr Informationen bereitstellen müssen, indem Sie weitere Fragen in Phase 2 beantworten, und für größere Lieferanten, ob Sie eine Abonnementzahlung leisten müssen.
3. Sobald Sie alle Fragen beantwortet und die Zahlung getätigt haben (falls zutreffend), kann Ihr Fragebogen an unser Validierungsteam gesendet werden, das Ihre Antworten überprüft und sich mit Fragen oder Feedback bei Ihnen meldet. Sehen Sie sich den Abschnitt „Wie Ihnen beim ersten Mal die Validierung gelingt“ an, um Hilfe und eine Anleitung zu erhalten.
4. Ihr Fragebogen wird in der Einkäufer-Community veröffentlicht.

Fragen der Phase 1 beantworten

Fragen der Phase 1 einreichen

Bezahlung

Fragen der Phase 2 beantworten

Bei einigen Fragen müssen Sie auch ein Dokument hochladen. Beispielsweise können Sie bei einer Versicherungsfrage aufgefordert werden, Ihre Versicherungsbescheinigung hochzuladen, oder bei einer Frage zum Gesundheits- und Sicherheitsschutz Ihre Gesundheits- und Sicherheitspolice.

Es ist wichtig, Dokumente hochzuladen, um den Käufern in der Community Ihre Compliance zu demonstrieren.

Einige Dokumente sind erforderlich, um den Besitz von Versicherungen und Zertifikaten nachzuweisen.

Andere Dokumente, einschließlich Strategiedokumente, sind möglicherweise nicht erforderlich. Wir empfehlen Ihnen jedoch trotzdem, optionale Dokumente hochzuladen. Andernfalls können mehrere Käufer dies separat anfordern. Sie können vertrauliche Inhalte, die Sie lieber nicht freigeben möchten, vorab bearbeiten.

Wenn Sie ein Dokument hochladen, beantworten Sie zuerst die Frage(n).

Verwenden Sie die Schaltfläche „Hochladen“, um das Dokument von Ihrem Computer hochzuladen.

Bei einigen Dokumenten müssen Sie auch ein Ablaufdatum angeben. Verwenden Sie dazu die Datumsauswahl im Feld für das Ablaufdatum.

Wichtiger Hinweis: Alle Dokumente müssen im PDF-Format hochgeladen werden und dürfen eine Größe von 25 MB nicht überschreiten.

Hochgeladene Dokumente können einfach gelöscht werden, indem Sie auf das „Papierkorb“-Symbol neben dem Dokument klicken.

Der Fragebogen ist dynamisch und basiert auf der Art der Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen anbietet. Dies trägt dazu bei, dass so weit wie vernünftigerweise möglich nur relevante Fragen gestellt werden. Die Relevanz der Fragen wird von den Einkaufsorganisationen bestimmt, die das System nutzen (Ihre Kunden und/oder potenziellen Kunden) in Übereinstimmung mit ihren Verpflichtungen, die in Gesetzen und Vorschriften festgelegt sind, sowie ihren eigenen Unternehmensrichtlinien.

Einige Einkaufsorganisationen haben ihren Verhaltenskodex oder ähnliche Richtlinien aufgenommen, die alle Lieferanten einhalten müssen. Diese finden Sie in Phase 1 unter Abschnitt 1.9 Einhaltung der Richtlinien. Für jede Einkaufsorganisation, an die Sie liefern, wird in diesem Abschnitt möglicherweise eine Frage angezeigt, obwohl nicht alle Einkaufsorganisationen hier eine Frage aufgenommen haben.

Ihr Fragebogen kann auf Wunsch von mehreren Abteilungen und Personen ausgefüllt werden.

Um dies zu erleichtern, haben wir eine Option eingebaut, mit der Kollegen zum Zugriff auf den Fragebogen eingeladen werden können. Klicken Sie einfach auf „Benutzerverwaltung“ in der linken Navigationsleiste, um alle Benutzer anzuzeigen, die Zugriff auf das System haben.

Um Ihre Kollegen einzuladen, klicken Sie auf die rosa Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“ oben rechts auf dem Bildschirm. Es wird ein Formular angezeigt. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Ändern des primären Benutzers (Verwalter (Admin))

Gelegentlich möchten Sie vielleicht ändern, wer der Hauptansprechpartner und Administrator für Ihre Organisation ist.

Klicken Sie dazu einfach auf den Vornamen des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten, woraufhin sich das Formular „Benutzer bearbeiten“ öffnet.

Von hier aus können Sie die Informationen des Benutzers ändern und ihn als Administrator (Hauptansprechpartner) für Ihre Organisation nominieren, indem Sie die Umschalttaste am unteren Rand des Formulars verwenden.

Sobald Sie alle Pflichtfragen beantwortet haben, kann Ihr Fragebogen an das Hellios-Validierungsteam gesendet werden. Unser Team wird Ihre Antworten prüfen und Ihnen alle Anpassungen mitteilen, die für die von Ihnen gegebenen Antworten erforderlich sind. Bitte beachten Sie, dass es bis zu fünf Werktage dauern kann, bis Ihr Fragebogen validiert wird.

Um Ihren Fragebogen zur Validierung einzureichen, klicken Sie auf der „Fragebogen“-Seite auf die Schaltfläche „Senden“.

Wichtiger Hinweis: Wenn die Schaltfläche nicht aktiv ist (grau), überprüfen Sie zunächst, ob Sie alle Pflichtfragen beantwortet haben. Wenn alle Fragen beantwortet sind, prüfen Sie gegebenenfalls, ob die jährliche Zahlung erfolgt ist.

Bevor Sie Ihren Fragebogen einreichen können, werden Sie aufgefordert die Erklärung auszufüllen.

Nachdem Sie Ihren Fragebogen zur Validierung eingereicht haben, werden Sie feststellen, dass alle Fragen für die Bearbeitung gesperrt sind. Ihr Fragebogen bleibt in diesem Zustand, während Hellios Ihre Antworten validiert. Wenn eine Ihrer Antworten einer Klärung bedarf, wird Hellios Sie per E-Mail benachrichtigen und Ihre Antworten werden zur Bearbeitung freigeschaltet.

Während der Validierung zeigt Ihr Dashboard auch Ihre Position im Prozess an.

Wenn keine Klärung erforderlich ist, wird Hellios Ihren Fragebogen veröffentlichen. Weitere Informationen zum Validierungsprozess finden Sie im Abschnitt „Validierung“ weiter unten.

Das Lieferanten-Support-Team hilft Ihnen gerne weiter, wenn Sie Fragen haben. Bitte lesen Sie die Kontaktseite: https://hellios.com/contact/ oder senden Sie eine E-Mail an info@hellios.com und geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre registrierte Community und Ihre eindeutige Hellios-ID an.

Hellios validiert alle Antworten anhand der Richtlinien, die von den Einkaufsorganisationen (Ihren Kunden und/oder potenziellen Kunden) festgelegt wurden. Wann immer möglich, versuchen wir sicherzustellen, dass jede Frage verständlich ist und dass komplexere Fragen durch Hilfetexte auf dem Bildschirm oder Weblinks zu weiteren Informationen unterstützt werden. Hier folgen einige hilfreiche Tipps, um die Validierung beim ersten Mal zu bestehen:

Stellen Sie sicher, dass alle bereitgestellten Antworten korrekt und aktuell sind und in direktem Zusammenhang mit der registrierenden juristischen Person stehen.

Zu den Informationen, die wir in der Regel zur Klärung an Lieferanten zurücksenden müssen, gehören übereinstimmende rechtliche Geschäftsdaten (Firmenname, Handelsregisternummer, USt-IdNr usw.) und der zuletzt veröffentlichte Jahresumsatz sowie die Anzahl der Mitarbeiter.

Stellen Sie sicher, dass hochgeladene Dokumente entweder auf den Namen der genauen juristischen Person lauten, die registriert wird, oder dass in den Dokumenten ein eindeutiger Verweis auf diese juristische Person vorhanden ist.

Zu den Informationen, die wir in der Regel zur Klärung an Lieferanten zurücksenden müssen, gehören Zertifikate, die auf den Namen einer anderen juristischen Person ausgestellt sind, oder Angaben im Dokument, die nicht mit den im Fragebogen eingegebenen Daten übereinstimmen.

Wenn eine Ihrer Antworten Klärung bedarf, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Um Ihre Antworten zu bearbeiten, können Sie sich sofort wieder anmelden.

Wenn Sie sich anmelden, sehen Sie, dass auf dem Fragebogen-Symbol in der Navigationsleiste eine Zahl steht. Dies ist die Summe der Fragen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Außerdem wird oben in Ihrem Dashboard ein Fenster mit Validierungsfeedback angezeigt. Dieses Feld enthält alle Fragen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Klicken Sie auf das Fragebogen-Symbol in der Navigationsleiste, um auf Ihren Fragebogen zuzugreifen.

Die Feedback-Anmerkungen finden Sie im rosafarbenen Feld oben auf der Fragebogenseite. Sie können auf jede Anmerkung klicken, um die zugehörigen Fragen in jedem Abschnitt anzuzeigen.

Alle Abschnitte mit Anmerkungen werden ebenfalls auf den Karten pro Abschnitt markiert. Sie können alle Karten der jeweiligen Abschnitte auf der Fragebogenseite ansehen und auf eine Karte klicken, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Überprüfen Sie das Feedback und passen Sie Ihre Antwort(en) an. Sobald Sie ALLE Rückmeldungen beantwortet haben, reichen Sie Ihren Fragebogen bitte erneut ein, damit das Hellios-Validierungsteam ihn überprüfen kann.

Wenn Sie in Bezug auf eine Ihrer Antworten um weitere Informationen gebeten werden und nicht verstehen, warum, oder wenn Sie mit unseren Fragen nicht einverstanden sind, kontaktieren Sie uns bitte. Wenn Sie den Fragebogen an uns zurücksenden, ohne auf die gewünschten Informationen einzugehen, kann es länger dauern, bis Ihre Organisation die Registrierung abschließen kann, da wir Ihren Fragebogen erst veröffentlichen können, wenn alle Unklarheiten behoben sind.

Die ESG-Analyse ist eine innovative Ergänzung der Hellios-Plattform, die eine faire und datengesteuerte Methodik verwendet, um vorhandene Lieferantendaten in umfassende Bewertungen und Maßnahmen umzuwandeln, die Lieferanten ergreifen können, um ihre ESG-Strategie voranzutreiben. Zusammen bieten diese Bewertungen und Maßnahmen einen genauen und transparenten Überblick über die ESG-Leistung eines Unternehmens.

Die ESG-Analyse steht Lieferanten und Einkäufern auf der Hellios-Plattform ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.

Es werden keine zusätzlichen Informationen von den Lieferanten benötigt, da die ESG-Analyse aus vorhandenen Lieferantendaten berechnet wird.

Der Vergleich beider ESG-Analyse-Scores bietet die einfachste und präziseste Möglichkeit, sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen.

Die Lieferanten werden mit anderen Organisationen ähnlicher Größe verglichen.

Der Inhalt des Hellios-Fragebogens wird von den Käufermitgliedern bestimmt, so dass die ESG-Analyse branchenspezifisch ist.

Die ESG-Analyse-Scores können verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und positive Veränderungen im Einklang mit Branchenstandards bewirken. Lieferanten, die durch diese Bewertungen ihr Engagement für ESG unter Beweis stellen, kommunizieren ihren Kunden gegenüber ihr Engagement für ökologische und soziale Verantwortung.

In der ESG-Analyse gibt es zwei Bewertungen: eine absolute Punktzahl, die die Antworten jedes Lieferanten objektiv bewertet, und eine relative Punktzahl, die die Leistung jedes Lieferanten mit anderen Lieferanten ähnlicher Größe vergleicht und wertvolle Einblicke in seine Position in der Branche liefert.

Dies wird für die Gesamtpunktzahl, für jede Säule und für jedes Thema angezeigt.

Für weitere Informationen, kontaktieren Sie uns bitte:

JOSCAR (Verteidigung & Luft- und Raumfahrt)

E: joscar@hellios.com

FSQS (Finanzdienstleistungen)

E: fsqs@hellios.com

FSQS-NL (Finanzdienstleistungen)

E: fsqs-nl@hellios.info

FSQS-ES (Finanzdienstleistungen)

E: fsqs-es@hellios.info

Es ist wichtig, dass Ihre Daten jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Zusätzlich zu den jährlichen Verlängerungs- und Ablaufprozessen für Dokumente können Sie jederzeit auf Ihre Informationen zugreifen und diese aktualisieren. In der Regel gibt es eine Reihe wichtiger Auslöser für die Aktualisierung Ihrer Informationen:

Ihr Unternehmen wurde umstrukturiert, das Personal hat sich geändert oder die Art der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen hat sich geändert oder muss aktualisiert werden.

Ein anderer Kunde Ihres Unternehmens ist der Community beigetreten, und Ihre Informationen müssen aktualisiert werden, damit sie für die Waren oder Dienstleistungen, die Sie ihm anbieten, relevant sind.

Die Einkaufsorganisationen haben dem Fragebogen neue Fragen hinzugefügt, die vor Ihrer jährlichen Verlängerung beantwortet werden müssen.

Bevor Sie aktualisieren, müssen Sie zunächst Ihren Fragebogen entsperren. Melden Sie sich dazu wie gewohnt beim System an und navigieren Sie zu Ihrem Fragebogen. Sie werden feststellen, dass die Fragen gesperrt sind und nicht aktualisiert werden können. Um sie freizuschalten, klicken Sie auf der Übersichtsseite des Fragebogens auf die Schaltfläche „Aktualisierung starten“.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, klicken Sie auf „Ja“, um mit dem Entsperren und Aktualisieren Ihres Fragebogens fortzufahren.

Alle Aktualisierungen, die Sie an Ihrem Fragebogen vornehmen, sind für Käufer NICHT sichtbar, bis Ihre Änderungen vom Hellios-Validierungsteam validiert und veröffentlicht wurden.

Before making an update, you must first unlock your questionnaire. To do this, log into the system as normal and navigate to your questionnaire. You will notice that the questions are locked and cannot be updated. To unlock them, click the 'Start Update' button on the Questionnaire overview page.

Clicking the button will bring up a confirmation message, click 'Yes' to continue to unlock and update your questionnaire.

Any updates you make to your questionnaire will NOT be visible to buyers until your changes have been validated and published by the Hellios Validations team.