Aide et support pour les fournisseurs
Sommaire
- Introduction
- Accès au système
- Demander les données de connexion
- Accéder au système pour la première fois
- Définir un mot de passe
- Comment se connecter ?
- Comment réinitialiser votre mot de passe ?
- Visite guidée rapide
- Finaliser votre questionnaire
- Comment finaliser votre questionnaire ?
- Répondre aux questions de la phase 1
- Soumettre les questions de la phase 1
- Paiement
- Répondre aux questions de la phase 2
- Télécharger les documents
- Pourquoi vous pose-t-on des questions spécifiques ?
- Questions spécifiques de l'acheteur
- Partager le questionnaire avec des collègues
- Comment soumettre le questionnaire pour validation ?
- Comment réussir la validation du premier coup ?
- Validation
- Comment réussir la validation du premier coup ?
- Traiter les réponses de l'équipe de validation / apporter des corrections
- Analyse ESG
- Qu'est-ce que l'analyse ESG ?
- Avantages de l'analyse ESG
- Comprendre l'analyse ESG
- Plus d'informations
- Comment renouveler votre enregistrement ?
- Comment maintenir les documents à jour ?
- Comment mettre à jour vos données ?
- Questions fréquemment posées (FAQ)
Introduction
Ce manuel a été rédigé pour aider les fournisseurs à utiliser le portail Hellios. Nous l'avons divisé en sections pour vous permettre de trouver plus facilement ce que vous cherchez. Utilisez les outils de navigation sur le côté gauche pour trouver la section dont vous avez besoin.
Accès au système
Demander les données de connexion
L'accès aux communautés Hellios est géré par la (les) personne(s) désignée(s) au sein de votre organisation. Hellios ne peut pas accorder l'accès sans l'autorisation de la personne désignée. Si vous ne savez pas qui est cette personne, veuillez contacter l'équipe d'assistance à l'adresse fsqs-nl@hellios.info ou au numéro +31 (0) 20 399 4730.
Accéder au système pour la première fois
Avant d'accéder à nos communautés, vous recevrez un e-mail d'invitation comme indiqué ci-dessous. Pour vous assurer de recevoir toutes les communications d'Hellios, veuillez mettre sur liste blanche tous les e-mails provenant du domaine hellios.com (il se peut que vous deviez demander à votre service informatique de mettre sur liste blanche nos e-mails).
L'e-mail contient un lien unique pour votre organisation. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Démarrer », vous accédez à la page suivante où vous pouvez définir votre mot de passe pour le premier accès :
Définir un mot de passe
Saisissez le mot de passe que vous avez choisi dans la case prévue à cet effet et recommencez pour le confirmer.
Remarque : Lorsque vous définissez votre mot de passe, il vous est demandé de le rendre plus fort en vous assurant qu'il comporte au moins 8 caractères et qu'il contient les éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour définir votre mot de passe.
Vous serez alors dirigé(e) vers la page principale pour vous connecter au système.
Voir l'article d'aide sur la façon de se connecter ici.
Comment se connecter ?
Comment réinitialiser votre mot de passe ?
Si vous oubliez votre mot de passe à l'avenir, il vous suffit de cliquer sur le lien « Mot de passe oublié » sur la page de connexion pour demander un nouveau mot de passe. Après avoir cliqué sur le lien, vous verrez l'écran suivant :
Vérifiez dans votre boîte si l'e-mail contenant un lien unique pour réinitialiser votre mot de passe vous a été envoyé.
Saisissez l'adresse électronique que vous utilisez comme nom d'utilisateur et cliquez sur « ENVOYER L’E-MAIL ». L'e-mail contiendra un lien sur lequel vous devrez cliquer pour accéder à la page de configuration du mot de passe où vous pourrez réinitialiser votre mot de passe.
Remarque : Lorsque vous définissez votre mot de passe, il vous est demandé de le rendre plus fort en vous assurant qu'il comporte au moins 8 caractères et qu'il contient les éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Visite guidée rapide
Votre tableau de bord
Après vous être connecté(e), le premier écran qui s'affiche est votre nouveau tableau de bord. Cette page a été conçue pour vous permettre de vérifier rapidement et facilement votre statut de conformité à tout moment, ainsi que les actions à entreprendre. En résumé, elle fournit un aperçu de votre statut actuel et de vos progrès dans le processus.
Progression
La barre de progression donne un aperçu de l'état d'avancement du processus, depuis la première connexion jusqu'à l'achèvement (à jour).
Au fur et à mesure que vous remplissez votre questionnaire et que vous suivez le processus de conformité, votre barre de progression se met à jour, passant de la connexion à l'étape 1, à l'étape 2 (le cas échéant) et à l'étape terminée.
Vue d'ensemble
La première case de cette section indique la date à laquelle vous devez remplir votre questionnaire au plus tard. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur doit remplir son questionnaire avant le 29 mai 2022.
Un compte à rebours s'affiche dans cette boîte au fur et à mesure que vous approchez de la date limite.
Au fur et à mesure que vous remplissez votre questionnaire et que vous suivez le processus de mise en conformité, votre statut passe de « Pas commencé » à « En cours », puis à « En cours de validation » et enfin à « Terminé ».
Au fur et à mesure que vous vous rapprochez de la date limite, l'état de votre questionnaire passe du vert au rouge, après l'orange, afin de souligner l'urgence de remplir votre questionnaire.
Une fois que vous aurez rempli votre questionnaire, la date indiquée dans cette case correspondra à la date limite de votre renouvellement annuel.
La deuxième case de cette section indique l'état de vos documents. Dans cet exemple, l'utilisateur se trouve au début du processus et n'a pas encore téléchargé de documents. Au fur et à mesure que vous remplissez votre questionnaire et que vous ajoutez des documents en réponse à des questions spécifiques, l'état de votre document passe de « Aucun » à « Vert », « Ambre » ou « Rouge ».
Si le statut de votre document est orange ou rouge, cela signifie qu'un ou plusieurs de vos documents vont bientôt expirer (ou ont expiré) et qu'une version mise à jour doit être téléchargée pour que vous restiez en conformité. Si vous ne téléchargez aucun document, le statut restera toujours « Aucun ».
Mises à jour
La partie inférieure de votre tableau de bord contient un résumé de toutes les mises à jour apportées à votre questionnaire, y compris les mises à niveau récentes ou les fonctionnalités améliorées.
Navigation
Sur votre tableau de bord, vous pouvez accéder à toutes les autres sections de la plateforme comme suit :
Accueil - Cette option permet de revenir à tout moment à votre tableau de bord.
Questionnaire - Cette option vous permet d'accéder à votre questionnaire.
Documents - Cette option vous permet d'accéder à votre page de documents.
Menu - À partir d’ici, vous pouvez accéder aux sections suivantes :
- Gestion des utilisateurs - Cette option vous permet d'inviter vos collègues à remplir le questionnaire
- Votre profil - Mettez à jour vos propres données
- Aide - Cliquez ici pour accéder à la page d'aide
- Déconnexion
Finaliser votre questionnaire
Comment finaliser votre questionnaire ?
En tant que fournisseur enregistré, vous devez remplir votre questionnaire chaque année. Ce processus peut être réalisé en quelques étapes seulement :
- Il vous est demandé de répondre à une première série de questions sur votre organisation, c'est ce que nous appelons la phase 1.
- En fonction des réponses obtenues lors de la phase 1, le système déterminera si vous devez fournir davantage d'informations en répondant à d'autres questions à la phase 2 et, pour les fournisseurs plus importants, en payant un abonnement.
- Après avoir répondu à toutes les questions et effectué le paiement (le cas échéant), votre questionnaire pourra être soumis à notre équipe de validation, qui vérifiera vos réponses et reviendra vers vous pour vous poser des questions ou vous faire part de ses commentaires. Consultez la section « Comment réussir la validation du premier coup » pour obtenir de l'aide et des conseils.
- Votre questionnaire sera publié dans la communauté des acheteurs.
Répondre aux questions de la phase 1
Pour commencer à répondre aux questions de la phase 1, cliquez sur l'icône « Questionnaire » de la barre de navigation (surlignée en jaune). Vous serez alors dirigé(e) vers la première série de questions, également appelées questions de la « Phase 1 ».
Votre écran se présente comme suit :
Sections
Sur cette page, vous verrez une liste de sections. En cliquant sur l’une de ces sections, vous ouvrirez la série de questions correspondante. Vous pouvez répondre aux questions dans n'importe quel ordre : il n'est pas nécessaire de répondre à l'ensemble du questionnaire en une seule fois ou dans l’ordre. Faites défiler la page vers le bas pour accéder à tous les sections de la page.
Chaque section comporte une barre de progression qui indique le pourcentage de questions complétées dans la section.
Répondre aux questions
Si vous cliquez sur une section, elle s'ouvre. Vous devez parcourir chaque section et vous assurer que vous répondez à toutes les questions obligatoires. Les questions facultatives sont clairement indiquées comme « facultatives » sur chaque page.
Question facultative
Progression
Au fur et à mesure que vous répondez aux questions, votre barre de progression se remplit jusqu'à ce qu'elle atteigne 100 %.
Lorsque toutes les questions obligatoires d'une section ont été traitées, la barre de progression de la section passe de l'orange au vert pour indiquer que la section est terminée.
REMARQUE : Il n'est pas nécessaire de remplir le questionnaire en une seule fois. Vos réponses seront enregistrées et conservées si vous préférez remplir le questionnaire en plusieurs fois ou si vous souhaitez que des collègues répondent à certaines parties.
Vous pouvez passer à la section suivante en cliquant sur les barres de progression en haut de la page ou en cliquant sur « Section suivante » au bas de chaque section.
Soumettre les questions de la phase 1
Une fois que les questions obligatoires ont été remplies dans toutes les sections, le bouton « Soumettre » est activé sur la page du questionnaire.
Lorsque vous cliquez sur soumettre, l'écran de déclaration s'affiche. Saisissez vos nom et prénom dans la case prévue à cet effet et cochez la case pour confirmer l'exactitude des informations que vous avez fournies. Le bouton « Soumettre » est alors activé, cliquez dessus pour continuer.
Lorsque vous soumettez vos questions de la « Phase 1 », le système effectue une série de contrôles automatisés afin de déterminer si vous devez répondre au questionnaire de la phase 2 et/ou vous acquitter du paiement annuel, en fonction de la taille de votre organisation.
L'un des trois résultats suivants va maintenant se produire :
- Vous n'avez pas besoin de remplir le questionnaire de la phase 2 : dans ce cas, votre questionnaire de la phase 1 sera envoyé directement à notre équipe de validation. Veuillez vous référer à la section Validation de ce guide d'aide pour plus d'informations.
- Vous devez répondre à d'autres questions, mais en tant que petit fournisseur, vous êtes exempté du paiement annuel. Dans ce cas, le système vous amènera directement aux questions supplémentaires de la phase 2. Reportez-vous à la section ci-dessous intitulée « Répondre aux questions de la phase 2 ».
- Vous devez répondre à d'autres questions et, en tant que fournisseur important, le paiement annuel est d'application. Dans ce cas, veuillez vous référer à la section « Paiement » ci-dessous.
Paiement
Si vous devez effectuer le paiement annuel, l'écran suivant s'affiche.
Vous pouvez choisir de payer maintenant ou à une date ultérieure. Sans paiement, vous ne pouvez pas soumettre votre questionnaire. Le paiement en ligne peut être effectué ici, ou plus tard en utilisant le bouton de paiement sur votre page de tableau de bord. Les paiements hors ligne peuvent être effectués directement à Hellios par virement bancaire ou par téléphone. Veuillez contacter Hellios si vous souhaitez organiser un paiement hors ligne.
Remarque : Que vous payiez en ligne ou hors ligne, vous ne pourrez soumettre votre questionnaire pour validation qu'après avoir effectué le paiement.
Après avoir sélectionné votre type de paiement (ou si le paiement n'est pas requis), le système vous conduira directement aux questions supplémentaires, également appelées « Phase 2 ».
Répondre aux questions de la phase 2
Vous devriez maintenant voir « Phase 2 au bas de la page du questionnaire. Vous pouvez cliquer sur « Phase 2 » pour développer ou réduire cette section.
Comme pour la phase 1, les questions sont regroupées en plusieurs parties. Le nombre de parties dépend des réponses que vous avez données au questionnaire de la phase 1.
Sections
Sur cette page, vous verrez une liste de sections. En cliquant sur l'une de ces sections, vous ouvrirez la série de questions correspondante. Vous pouvez répondre aux sections dans n'importe quel ordre - il n'est pas nécessaire de répondre à l'ensemble du questionnaire en une seule fois ou dans l’ordre. Faites défiler la page vers le bas pour accéder à toutes les sections.
Pour chaque section, une barre de progression indique le pourcentage de questions complétées dans la section.
Répondre aux questions
En cliquant sur une section, vous ouvrirez la page de cette section. Vous devez parcourir chaque section et vous assurer que vous répondez à toutes les questions obligatoires. Les questions facultatives sont clairement indiquées comme « facultatives » sur chaque page.
Au fur et à mesure que vous répondez, votre barre de progression pour cette section continue à se remplir jusqu'à ce qu'elle atteigne 100 %.
Lorsque vous avez répondu à toutes les questions obligatoires d'une section, la barre de progression passe de l'orange au vert.
REMARQUE : Il n'est pas nécessaire de remplir le questionnaire en une seule fois. Vos réponses seront sauvegardées. Cela est utile lorsque vous préférez ne pas remplir le questionnaire en une seule fois ou si vous souhaitez que des collègues répondent à certaines parties du questionnaire.
Lorsque toutes les questions obligatoires d'une section ont été traitées, la barre de progression de la section passe de l'orange au vert pour indiquer que la section est terminée.
Vous pouvez passer à la section suivante en cliquant sur les barres de progression en haut de la page, ou en cliquant sur « Section suivante » au bas de chaque section. Un bouton « Section précédente » est également disponible ici.
Télécharger les documents
Pour certaines questions, on vous demande également de télécharger un document. Par exemple, une question sur l'assurance peut vous demander de télécharger votre contrat d'assurance, ou une question sur la sécurité sanitaire peut vous demander de télécharger votre politique en termes de sécurité sanitaire.
Il est important de télécharger des documents pour démontrer votre conformité aux acheteurs de la communauté.
Certains documents sont nécessaires pour prouver que vous êtes en possession d'une assurance et de certificats.
D'autres documents, comme les documents de politique, peuvent ne pas être nécessaires. Nous recommandons néanmoins de télécharger les documents facultatifs. Différents acheteurs pourraient par ailleurs les demander séparément. Vous pouvez choisir de modifier le contenu sensible que vous préférez ne pas partager.
Lorsque vous téléchargez un document, répondez d'abord à la (aux) question(s).
Utilisez le bouton « Télécharger » pour télécharger le document depuis votre ordinateur.
Certains documents requièrent également l'indication d'une date d'expiration. Pour ce faire, utilisez le sélecteur de date dans le champ de la date d'expiration.
Remarque : Tous les documents doivent être téléchargés au format PDF et ne doivent pas dépasser 25 Mo.
Les documents téléchargés peuvent être facilement supprimés en cliquant sur le pictogramme « Corbeille » située à côté du document.
Pourquoi vous pose-t-on des questions spécifiques ?
Le questionnaire est dynamique et basé sur la nature des biens ou des services fournis par votre entreprise. Cela permet de s'assurer que, dans la mesure du possible, seules les questions pertinentes sont posées. La pertinence des questions est déterminée par les organisations d'achat qui utilisent le système (vos clients et/ou clients potentiels) conformément à leurs obligations définies dans les lois et règlements, ainsi qu'à leurs propres politiques d'entreprise.
Questions spécifiques de l'acheteur
Certaines organisations d'achat ont inclus leur code de conduite ou des politiques similaires auxquelles tous les fournisseurs doivent se conformer. Ces politiques se trouvent dans la Phase 1 à la section 1.9 Politique de Conformité. Pour chaque organisation d'achat à laquelle vous fournissez, vous pouvez trouver une question dans cette section, bien que toutes les organisations d'achat n'aient pas inclus une question dans cette section.
Partager le questionnaire avec des collègues
Votre questionnaire peut être rempli par plusieurs services et personnes, si vous le souhaitez.
Pour faciliter cette tâche, nous avons inclus une option permettant d'inviter des collègues à accéder au questionnaire. Il suffit de cliquer sur « Gestion des utilisateurs » dans la barre de navigation de gauche pour voir tous les utilisateurs qui ont accès au système.
Pour inviter vos collègues, cliquez sur le bouton rose « Ajouter un utilisateur » en haut à droite de l'écran. Vous verrez alors apparaître un formulaire, remplissez tous les champs requis et cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Modifier l'utilisateur principal (administrateur)
De temps à autre, vous pouvez souhaiter changer de personne de contact principale et d'administrateur pour votre organisation.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le prénom de l'utilisateur que vous souhaitez mettre à jour, ce qui ouvre le formulaire « Modifier l'utilisateur ».
Vous pouvez ici modifier les détails de l'utilisateur et le désigner comme administrateur (contact principal) pour votre organisation en utilisant le bouton de basculement au bas du formulaire.
Comment soumettre le questionnaire pour validation ?
Une fois que vous avez répondu à toutes les questions obligatoires, votre questionnaire est prêt à être soumis à l'équipe de validation d'Hellios. Notre équipe vérifiera vos réponses et transmettra les ajustements nécessaires aux réponses que vous avez fournies. Veuillez noter que la validation de votre questionnaire peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrés.
Pour soumettre votre questionnaire à la validation, cliquez sur le bouton « Envoyer » sur la page du questionnaire.
Remarque : Si le bouton n'est pas actif (grisé), vérifiez d'abord que vous avez répondu à toutes les questions obligatoires. Si vous avez répondu à toutes les questions, vérifiez que le paiement annuel a été effectué, le cas échéant.
Avant de soumettre votre questionnaire, il vous sera demandé de compléter la déclaration.
Après avoir soumis votre questionnaire pour validation, vous remarquerez que toutes les questions sont verrouillées. Votre questionnaire restera dans cet état pendant qu'Hellios valide vos réponses. Si l'une de vos réponses nécessite une clarification, Hellios vous en informera par e-mail et vos réponses seront déverrouillées pour être modifiées.
Lors de la validation, votre tableau de bord indiquera également votre position dans le processus.
Si aucune clarification n'est nécessaire, Hellios publiera votre questionnaire. Voir la section « Validation » ci-dessous pour plus d'informations sur le processus de validation.
Comment réussir la validation du premier coup ?
L'équipe d'assistance aux fournisseurs est prête à répondre à toutes vos questions. Consultez la page de contact ici : https://hellios.com/contact-and-locations ou envoyez un e-mail à info@hellios.com en indiquant le nom de votre entreprise, la communauté enregistrée et l'identifiant Hellios unique.
Validation
Comment réussir la validation du premier coup ?
Hellios valide toutes les réponses par rapport aux directives établies par les organisations d'achat (vos clients et/ou clients potentiels). Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que chaque question soit claire et que les questions plus complexes soient accompagnées d'un texte d'aide à l'écran ou de liens Internet vers des informations complémentaires. Voici quelques conseils utiles pour réussir la validation du premier coup :
Veillez à ce que toutes les réponses fournies soient exactes, à jour et directement liées à l'entité juridique qui s'enregistre.
Les informations que nous devons généralement renvoyer aux fournisseurs pour obtenir des éclaircissements comprennent les données légales de l'entreprise (nom de l'entreprise, numéro d'enregistrement, TVA, etc.), le dernier chiffre d'affaires annuel publié et le nombre de salariés.
Veillez à ce que les documents téléchargés sont au nom de l'entité juridique exacte qui est enregistrée, ou qu'il y a une référence claire à cette entité dans les documents.
Les informations que nous devons généralement renvoyer aux fournisseurs pour clarification comprennent les certificats établis au nom d'une autre entité juridique ou les détails du document qui ne correspondent pas aux données saisies dans le questionnaire
Traiter les réponses de l'équipe de validation / apporter des corrections
Si une clarification de vos réponses est nécessaire, vous en serez informé par e-mail. Pour ajuster vos réponses, veuillez vous reconnecter directement à cet effet.
Lorsque vous vous connecterez, vous verrez que l'icône du questionnaire dans la barre de navigation comporte un nombre. Il s'agit du nombre total de questions qui requièrent votre attention. Vous verrez également une fenêtre de retour de validation en haut de votre tableau de bord. Cette fenêtre contient toutes les questions qui requièrent votre attention.
Cliquez sur l'icône du questionnaire dans la barre de navigation pour accéder à votre questionnaire.
Les commentaires se trouvent dans l'encadré rose en haut de la page du questionnaire. Vous pouvez cliquer sur chaque commentaire pour afficher les questions correspondantes dans chaque section.
Toutes les sections assorties de commentaires sont également mises en évidence sur les cartes de chaque section. Vous pouvez consulter toutes les cartes des sections sur la page du questionnaire et cliquer sur la carte d'une section qui requiert votre attention.
Examinez les commentaires et corrigez vos réponses. Une fois que vous avez répondu à TOUS les commentaires, soumettez à nouveau votre questionnaire à l'équipe de validation d'Hellios.
Si l'on vous demande des éclaircissements sur l'une de vos réponses et que vous ne comprenez pas pourquoi ou que vous n'êtes pas d'accord avec ce que nous vous demandons, veuillez nous contacter. Si vous nous renvoyez le questionnaire sans avoir apporté les éclaircissements demandés, l'enregistrement de votre organisation risque de prendre plus de temps, car nous ne pourrons pas publier votre questionnaire tant que tous les éclaircissements n'auront pas été apportés.
Analyse ESG
Qu'est-ce que l'analyse ESG ?
L'analyse ESG est un ajout innovant à la plateforme Hellios, qui utilise une méthodologie équitable et fondée sur des données pour transformer les données existantes sur les fournisseurs en scores complets et en actions que les fournisseurs peuvent initier pour faire des progrès en termes de stratégie ESG. Ensemble, ces scores et ces actions fournissent une vue d'ensemble précise et transparente de la performance ESG d'une entreprise.
Avantages de l'analyse ESG
L'analyse ESG est disponible pour les fournisseurs et les acheteurs sur la plateforme Hellios sans coût supplémentaire.
Aucune information supplémentaire n'est demandée aux fournisseurs, car l'analyse ESG est calculée à partir des données existantes sur les fournisseurs.
La comparaison des deux scores de l'analyse ESG est le moyen le plus simple et le plus précis d'obtenir une vue d'ensemble.
Les fournisseurs sont comparés à d'autres organisations de taille similaire.
Le contenu du questionnaire Hellios est régi par les membres acheteurs, de sorte que l'analyse ESG est spécifique au secteur.
Les résultats de l'analyse ESG peuvent mettre en évidence les domaines à améliorer, créant ainsi des changements positifs alignés sur les normes du secteur. Les fournisseurs qui démontrent leur engagement en matière d'ESG par le biais de ces scores communiquent à leurs clients leur engagement en matière de responsabilité environnementale et sociale.
Comprendre l'analyse ESG
L'analyse ESG présente deux notes : une note absolue qui évalue objectivement les réponses de chaque fournisseur, et une note relative qui compare les performances de chaque fournisseur à celles d'autres fournisseurs de taille similaire, fournissant ainsi des informations précieuses sur leur position au sein du secteur.
Ces notes s’affichent pour le Total, pour chaque Pilier et pour chaque Thème.
Plus d'informations
Pour plus d'informations, veuillez nous contacter :
JOSCAR (Défense & Aérospatiale)
FSQS (Services financiers)
E : fsqs@hellios.com
FSQS-NL (Services financiers)
FSQS-ES (Services financiers)
Comment renouveler votre enregistrement ?
Les organisations d'achat demandent à leurs fournisseurs de tenir leurs informations à jour. Tous les fournisseurs sont tenus de mettre à jour et de soumettre à nouveau leurs informations chaque année. Les fournisseurs sont informés de la nécessité de renouveler leurs informations six semaines avant la date de renouvellement. La grande majorité des réponses données resteront disponibles pour examen et le questionnaire n'aura donc pas besoin d'être rempli à nouveau ; pour un petit nombre de questions, les réponses seront supprimées, car les organisations d'achat voudront reconfirmer les réponses.
Le renouvellement de vos informations suit le même processus que l'enregistrement initial. La date de renouvellement est affichée dans la première tuile du résumé à partir du moment où vous avez terminé le processus pour la première fois.
Veuillez noter qu'il est important d'effectuer le renouvellement avant la date limite indiquée, car celle-ci ne peut être modifiée ni prolongée. Si le renouvellement n'est pas effectué dans les délais, le statut de votre organisation passera à « Expiré » et vos coordonnées ne seront plus disponibles pour les organisations d'achat de la communauté.
Comment maintenir les documents à jour ?
Après avoir téléchargé des documents, vous verrez une icône « Documents » dans la barre de navigation en haut de la page. Cette page répertorie tous les documents que vous avez téléchargés.
La liste des documents figurant sur cette page vous permet de vérifier vos documents et de mettre rapidement à jour les documents arrivant à expiration ou périmés.
Si l'un de vos documents expire avant la date de renouvellement, il vous incombe de le maintenir et de le mettre à jour. Hellios vous enverra des notifications par e-mail et vous pourrez vous connecter à tout moment pour vérifier l'état de vos documents.
Lorsque vous vous connectez au système, la boîte de statut du document sur votre tableau de bord est orange ou rouge (en fonction de la durée d'expiration de votre document). Cliquez sur l'icône « Documents » pour voir tous vos documents, leur statut et leur date d'expiration en un coup d'œil.
Pour remplacer un document, cliquez d'abord sur le bouton « Commencer la mise à jour » sur la page Documents.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message de confirmation apparaît. Cliquez sur « Oui » pour lancer la mise à jour de votre document.
Il vous suffit maintenant de sélectionner le document que vous souhaitez mettre à jour.
Chaque carte vous conduit à la section correspondante où vous pouvez mettre à jour votre document et tous les champs qui s'y rapportent. Une fois la mise à jour effectuée, cliquez sur « Retour aux documents » en bas de la page pour revenir à la page de présentation du document.
Après avoir mis à jour les documents, cliquez sur « Envoyer » pour soumettre la mise à jour de vos documents à la validation.
Toutes les mises à jour que vous apportez à vos documents ne sont PAS visibles pour les acheteurs tant que vos changements n’ont pas été validés et publiés par l'équipe de validation d'Hellios.
Comment mettre à jour vos données ?
Il est important que vos données soient toujours à jour. Outre les processus de renouvellement annuel et d'expiration des documents, vous pouvez accéder à vos informations et les mettre à jour à tout moment. Il existe généralement un certain nombre de déclencheurs clés pour la mise à jour de vos informations :
- Votre entreprise a été restructurée, le personnel a changé, la nature des produits ou des services fournis a changé ou doit être actualisée.
- Un autre client de votre entreprise a rejoint la communauté et vos informations doivent être mises à jour pour correspondre aux biens ou services que vous lui fournissez.
- De nouvelles questions ont été ajoutées au questionnaire par les organisations d'achat et celles-ci ne peuvent pas attendre votre renouvellement annuel pour y répondre.
Avant de procéder à la mise à jour, vous devez d'abord déverrouiller votre questionnaire. Pour ce faire, connectez-vous au système comme d'habitude et accédez à votre questionnaire. Vous remarquerez que les questions sont verrouillées et ne peuvent pas être mises à jour. Pour les déverrouiller, cliquez sur le bouton « Commencer la mise à jour » sur la page d'aperçu du questionnaire.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, un message de confirmation apparaît. Cliquez sur « Oui » pour continuer à déverrouiller et à mettre à jour votre questionnaire.
Les mises à jour que vous apportez à votre questionnaire ne sont PAS visibles pour les acheteurs tant que vos modifications n'ont pas été validées et publiées par l'équipe de validation d'Hellios.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Qui possède les informations que nous fournissons et qui y a accès ?
Toutes les données que vous saisissez dans le système Hellios vous appartiennent en tant que fournisseur. Elles ne sont partagées qu'avec les organisations d'achat membres de la communauté et ne seront pas communiquées à des tiers.
D'autres fournisseurs ou mes concurrents ont-ils accès à mes informations ?
Les autres fournisseurs n'ont pas accès aux informations que vous fournissez. Seules les organisations d'achat de la communauté y ont accès. Chaque organisation d'achat a signé un accord de confidentialité avec Hellios.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont stockées dans des centres de données de niveau 4, certifiés SSAE18 SOC2 Type II, exclusivement au Royaume-Uni. Un cryptage conforme aux normes industrielles les plus récentes est utilisé, ainsi que des mesures de cybersécurité telles que des analyses hebdomadaires et des tests de pénétration. Hellios veille à ce que la quantité limitée de données personnelles collectées soit entièrement conforme au RGPD et à la loi sur la protection des données de 2018. Hellios est certifiée ISO27001 et Cyber Essentials Plus, la norme du National Cyber Security Centre soutenue par le gouvernement britannique.
Y a-t-il des frais ?
Les frais administratifs liés à l’enregistrement dans l'une de nos communautés sont financés conjointement par les acheteurs et les fournisseurs de grande taille. La phase 1 est gratuite pour tous les fournisseurs. Si vous devez compléter la phase 2 de qualification, vous devrez peut-être payer des frais en fonction de la taille de votre entreprise. Hellios fournira des informations sur les frais éventuels au moment de l'invitation à s’enregistrer.
N’importe quel fournisseur peut-il demander à devenir membre de la communauté ?
Non, l'inscription se fait uniquement sur invitation.
Quelle est la durée de validité de l'enregistrement ?
L'enregistrement est valable pendant 12 mois à compter de la date de soumission du premier questionnaire, puis pour chaque période de 12 mois suivante à chaque fois que votre entreprise renouvelle son enregistrement. Hellios enverra aux fournisseurs des rappels 6 semaines avant la date de renouvellement de leur enregistrement.
Dois-je fournir des informations tarifaires et commerciales ?
Non, il n'est pas nécessaire de fournir des informations sur les prix ou sur les activités commerciales.
Mes données seront-elles communiquées à d'autres organisations ?
Nous n'utiliserons pas vos informations à d'autres fins que celles de les partager avec les acheteurs au sein de la communauté ou de vous tenir au courant des nouvelles et informations pertinentes relatives aux communautés. Nous préserverons la confidentialité des informations et celles-ci ne seront visibles que par vous et par les acheteurs inscrits dans la communauté. Chaque acheteur conclut un accord qui garantit qu'il est conscient de la nature confidentielle des informations fournies et qu'il accepte de la respecter.
J'ai reçu un e-mail d'Hellios, que dois-je faire ?
Vous avez dû recevoir récemment un message de l'un de vos acheteurs annonçant l'utilisation du processus Hellios comme moyen amélioré de collecte et de gestion des informations relatives aux fournisseurs et à la conformité. La première étape vers la qualification consiste à suivre les instructions pour créer un compte sur le système Hellios, puis à remplir et à envoyer le questionnaire avant la date limite indiquée dans votre e-mail d'invitation et affichée dans le système.
On m'a demandé de clarifier mes réponses, mais je ne sais pas pourquoi ?
Notre équipe de validation est là pour s'assurer que les informations que vous fournissez répondent aux exigences des membres acheteurs et pour vous guider dans les clarifications dont nous pourrions avoir besoin. Vous devez vous reconnecter au portail des fournisseurs et vérifier toutes les questions marquées d'une icône d'avertissement jaune ; notre équipe laissera des commentaires pour vous aider.
Comment réinitialiser un mot de passe perdu ou oublié ?
Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié » sur la page de connexion du portail des fournisseurs et suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe. ici.
Comment obtenir un certificat d'enregistrement ?
Une fois votre questionnaire publié, nous délivrerons un certificat d'enregistrement à votre contact principal. Pour demander des certificats supplémentaires, rendez-vous sur la page Contact ou envoyez un e-mail à fsqs-nl@hellios.info en indiquant le nom de votre entreprise, la communauté enregistrée et l'identifiant Hellios unique.
Dois-je remplir le questionnaire de la phase 2 ?
Le questionnaire de la phase 2 dépend des réponses données lors de la phase 1, en fonction des besoins des acheteurs de la communauté. Une fois la phase 1 terminée, le système vous indiquera automatiquement si la phase 2 est nécessaire.
Comment savoir quand il faut effectuer le renouvellement ?
Votre date de renouvellement sera affichée dans le portail des fournisseurs une fois que vous aurez terminé le processus pour la première fois. Hellios vous contactera 6 semaines avant la date de renouvellement. Vous disposerez ainsi d'un délai suffisant pour revoir et soumettre à nouveau vos réponses et pour nous tenir informés de tout changement.
Que se passe-t-il si mes documents ont expiré ?
Le statut de votre/vos document(s) est affiché dans le portail des fournisseurs, ce qui vous permet de savoir quand les documents doivent être mis à jour. Hellios vous contactera également. Lorsqu'un document expire, vous devez vous connecter au portail des fournisseurs et mettre à jour les documents périmés. Hellios validera ensuite toute nouvelle information ou tout nouveau document et publiera l'information.
Que dois-je faire en cas de changement de nom de l'entreprise ou d'entité juridique ?
Si le nom de votre entreprise change, vous devez vous connecter à votre profil de fournisseur, mettre à jour la question 1.1.1 (« Nom complet de l'entreprise ») et nous informer du changement.
Si votre entreprise change d'entité juridique, par exemple votre numéro à la Chambre de Commerce, il se peut qu'un nouveau compte doive être créé. Veuillez contacter Hellios au +31 (20) 399 4730 à cet effet.
Que dois-je faire si le contact principal a changé ?
Il est possible de modifier le contact principal (Admin) via la fonction Gestion des utilisateurs du portail des fournisseurs. Une fois le contact principal modifié, toute la correspondance future, y compris les e-mails, sera envoyée au nouveau contact.
Voir l'article d'aide.
Allez sur les pages de connexion : https://hellios.com/login/login-suppliers/
Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton rose « Se connecter » pour accéder au système.