Ayuda y soporte para proveedores
Sections
- Introducción
- Acceso al sistema
- Como solicitar los datos de acceso
- Primer Acceso
- Establecer Contraseña
- Cómo Conectarse
- Cómo restablecer la contraseña
- Vista rápida
- Cumplimentación del cuestionario
- Cómo rellenar el cuestionario
- Responder a las preguntas de la fase 1
- Presentación de las preguntas de la fase 1
- Pago
- Responder a las preguntas de la Fase 2
- Cómo subir documentos
- Por qué se hacen preguntas específicas
- Preguntas específicas del comprador
- Compartir el cuestionario con otros usuarios
- Cómo presentar el cuestionario para su validación
- Cómo obtener ayuda y soporte adicional
- Validación
- Análisis ESG
- ¿Qué es el Análisis ESG?
- Ventajas del Análisis ESG
- ¿Cómo interpretar el Análisis ESG?
- Más información
- Cómo renovar su registro
- Cómo mantener sus documentos actualizados
- Cómo actualizar su información
- Preguntas frecuentes (FAQs)
Introducción
Esta guía ha sido redactada para ayudar a los proveedores que utilizan el portal de Hellios. La hemos dividido en secciones para que le resulte fácil encontrar lo que busca. Utilice el panel de la izquierda para localizar lo que necesite.
Acceso al sistema
Como solicitar los datos de acceso
El acceso a las comunidades de Hellios es gestionado por la persona (o personas) designada dentro de su organización. Hellios no puede organizar el acceso sin la autorización de la persona designada. Si no está seguro de quién es, por favor, póngase en contacto con el Equipo de Soporte a través de fsqs-es@hellios.info o +34 919 540 740
Primer Acceso
Antes de poder acceder a nuestras comunidades, se le enviará un correo electrónico de invitación similar al que se muestra a continuación. Para asegurarte de que recibes todas las comunicaciones de Hellios, pon en la lista blanca todos los correos electrónicos del dominio hellios.com (puede que tengas que pedir a tu departamento de IT que ponga en la lista blanca nuestros correos electrónicos).
El correo electrónico contiene un enlace único para su organización. Al hacer clic en el botón "EMPEZAR", accederá a la siguiente página en la que podrá establecer su contraseña para acceder por primera vez:
Establecer Contraseña
Introduzca la contraseña elegida en la casilla correspondiente y, a continuación, vuelva a confirmarla.
Nota: Al establecer su contraseña, se le pedirá que sea fuerte asegurándose de que tenga al menos 8 caracteres e incluya lo siguiente: letras minúsculas, letras mayúsculas, números y caracteres especiales.
Una vez hecho esto, haga clic en el botón de envío para establecer su contraseña.
A continuación, accederá a la página principal de acceso al sistema.
Cómo Conectarse
Acceda a la página a través del siguiente enlace: https://hellios.com/login/supplier
Una vez acceda a la web debe seleccionar la opción de “FSQS-ES- log in” posteriormente introduzca su usuario y contraseña.
Cómo restablecer la contraseña
Si en el futuro olvida su contraseña, simplemente haga clic en el enlace "¿Olvidó su contraseña?" en la página de inicio de sesión para iniciar el proceso de renovación de la contraseña. Después de hacer clic en el enlace, verá la siguiente pantalla:
Compruebe su bandeja de entrada para ver el correo electrónico que contendrá un enlace único para restablecer su contraseña.
Introduzca la dirección de correo electrónico que utiliza como nombre de usuario y haga clic en "ENVIAR EMAIL >". El correo electrónico contendrá un enlace en el que deberá hacer clic para acceder a la página de establecimiento de la contraseña, donde podrá restablecerla.
Nota: Al establecer su contraseña, se le pedirá que sea fuerte asegurándose de que tenga al menos 8 caracteres e incluya lo siguiente: letras minúsculas, letras mayúsculas, números y caracteres especiales.
Vista rápida
Tu panel de control
Tras iniciar la sesión, la primera pantalla que verá es su nuevo panel de control. Esta página ha sido diseñada para que pueda comprobar rápida y fácilmente su estado de cumplimiento en cualquier momento, junto con las acciones que deben realizarse. En resumen, ofrece una visión instantánea de su situación actual status and position in the process.
Progreso
La barra de progreso resume en qué punto del proceso se encuentra, desde el inicio de la sesión por primera vez hasta la finalización (hasta la fecha).
A medida que vaya completando su cuestionario y avanzando en el proceso de cumplimiento, su barra de progreso se actualizará desde el inicio de sesión hasta la etapa 1, la etapa 2 (si se requiere) y el final.
Resumen
El primer recuadro de esta sección le indica cuándo debe completar su cuestionario. En el ejemplo siguiente, el usuario debe completar su cuestionario antes del 29 de mayo de 2022.
Un reloj de cuenta atrás aparecerá en este cuadro si se acerca la fecha límite.
A medida que vaya completando su cuestionario y avanzando en el proceso de cumplimiento, su estado cambiará de No iniciado a en Progreso, en Validación y a Completado.
A medida que se acerque la fecha límite, el estado de su cuestionario cambiará de color, pasando por el verde, el ámbar y el rojo, para resaltar la urgencia de completar el cuestionario.
Una vez que haya completado su cuestionario, la fecha en esta casilla cambiará a su fecha límite de renovación anual.
La segunda casilla de esta sección muestra el estado de sus documentos. En este ejemplo, el usuario se encuentra al principio del proceso y aún no ha cargado ningún documento. A medida que vaya completando su cuestionario y cargando documentos en respuesta a preguntas específicas, el estado de sus documentos cambiará de Ninguno a Verde, Ámbar o Rojo.
Si el estado de sus documentos es ámbar o rojo, significa que uno de sus documentos está a punto de caducar (o ha caducado) y que debe cargar una versión actualizada para asegurarse de que sigue cumpliendo los requisitos. Si no sube ningún documento, este estado permanecerá siempre como Ninguno.
Actulización
La sección inferior de la pantalla del panel de control incluye un resumen de las actualizaciones realizadas en el cuestionario, incluidas las actualizaciones recientes o la mejora de la funcionalidad.
Navegación
Desde su panel de control, puede acceder a todas las demás áreas de la plataforma, como se indica a continuación:
Inicio - utilice esta opción para volver a su panel de control en cualquier momento.
Cuestionario - utilice esta opción para acceder a su cuestionario.
Documentos - utilice esta opción para acceder a su página de documentos.
Menú - Desde aquí puede acceder a las siguientes áreas:
- Gestión de usuarios - utilice esta opción para invitar a sus colegas a ayudar a completar el cuestionario
- Su perfil - actualice sus propios datos
- Ayuda - utilice esta opción para acceder a la página de ayuda
- Cerrar la sesión
Cumplimentación del cuestionario
Cómo rellenar el cuestionario
Como proveedor registrado, debe rellenar su cuestionario anualmente. El proceso se completa en unos pocos pasos:
- Se le pedirá que responda a una serie de preguntas iniciales sobre su organización, lo que denominamos Fase 1.
- Basándose en las respuestas dadas en la Etapa 1, el sistema analizará si necesita proporcionar más información respondiendo a más preguntas en la Fase 2 y, en el caso de los proveedores más grandes, pagar una cuota de suscripción.
- Una vez que haya respondido a todas las preguntas requeridas y haya efectuado el pago (si procede), su cuestionario se enviará a nuestro equipo de validaciones, que comprobará sus respuestas y le hará llegar cualquier pregunta o comentario. Eche un vistazo a la sección "Cómo pasar la validación a la primera" para obtener ayuda y orientación.
- Su cuestionario se publica en la comunidad de compradores.
Responder a las preguntas de la fase 1
Para empezar a responder a las preguntas de la fase 1, haga clic en el icono "Cuestionario" de la barra de navegación (resaltado en amarillo).
Su pantalla tendrá el siguiente aspecto:
Secciones
En esta página, verá una lista de secciones. Al hacer clic en cualquiera de estas secciones se abrirá el conjunto de preguntas correspondiente. Las secciones pueden responderse en el orden que se desee; no es necesario responder a todo el cuestionario de una sola vez o en orden secuencial. Utilice la barra de desplazamiento para acceder a todas las secciones de la página.
En cada tarjeta de sección hay una barra de progreso que indica el porcentaje de preguntas completadas dentro de la sección.
Responder a las preguntas
Al hacer clic en una tarjeta de sección se abre cada sección. Debe trabajar en cada sección, asegurándose de responder a todas las preguntas obligatorias. Las preguntas opcionales están claramente marcadas como "opcionales" en cada página.
Pregunta opcional
Progreso
A medida que vaya respondiendo, su barra de progreso en cada sección aumentará hasta alcanzar el 100%.
Cuando haya respondido a todas las preguntas obligatorias de una sección, la barra de progreso de la sección cambiará de color ámbar a verde para indicar que está completa.
NOTA: No es necesario completar el cuestionario en una sola sesión. Sus respuestas se guardarán y almacenarán si prefiere completar el cuestionario en más de una sesión o requiere que las secciones sean respondidas por colegas.
Puede pasar a la siguiente sección haciendo clic en las barras de progreso de la parte superior de la página, o haciendo clic en "Sección siguiente" en la parte inferior de cada sección.
Presentación de las preguntas de la fase 1
Una vez completadas todas las preguntas obligatorias de todas las secciones, se activará el botón "Enviar" en la página del cuestionario.
Al hacer clic en "Enviar" aparecerá la pantalla de la Declaración. Introduzca su nombre y apellidos en la casilla correspondiente y marque la casilla para confirmar la exactitud de la información que ha proporcionado. El botón "Enviar" se activará, haga clic en él para continuar.
Al enviar sus preguntas de la "Fase 1", el sistema realizará una serie de comprobaciones automáticas para determinar si debe responder al cuestionario de la Fase 2 y/o pagar una tasa administrativa, en función del tamaño de su organización.
A continuación, se producirá uno de los tres resultados:
- No es necesario que responda al cuestionario de la fase 2; en este caso, su cuestionario de la fase 1 se enviará directamente a nuestro equipo de validaciones. Para más información, consulte la sección de Validaciones de esta guía de ayuda.
- Tiene que responder a más preguntas pero, como proveedor pequeño, está exento de la tasa administrativa; en este caso, el sistema le llevará directamente a las secciones de preguntas adicionales de la fase 2. Consulte la sección titulada "Cómo rellenar las preguntas de la fase 2".
- Tiene que responder a más preguntas y, como proveedor de mayor tamaño, se le aplican las tasas de administración; en este caso, consulte la sección Pago que aparece a continuación.
Pago
Si tiene que pagar una tasa administrativa, aparecerá la siguiente pantalla.
Puede optar por pagar ahora o pagar más adelante, pero no podrá presentar su cuestionario sin el pago. Los pagos en línea pueden realizarse en este momento, o más tarde a través del botón de pago en la página de su tablero. Los pagos fuera de línea pueden hacerse directamente a Hellios mediante transferencia bancaria o por teléfono. Por favor, póngase en contacto con Hellios si desea organizar un pago fuera de línea.
Note: Nota: Independientemente de si paga en línea o fuera de línea, no podrá enviar su cuestionario para su validación hasta que se haya realizado el pago.
Una vez seleccionada la opción de pago (o si no se requiere el pago), el sistema le llevará directamente a las secciones de preguntas adicionales, también conocidas como "Fase 2".
Responder a las preguntas de la Fase 2
En la parte inferior de la página del cuestionario debería ver la "Fase 2". Puede hacer clic en "Fase 2" para ampliar o reducir esta sección.
Al igual que en la Fase 1, las preguntas están agrupadas en secciones. El número de secciones variará en función de las respuestas que haya dado en su cuestionario inicial de la fase 1.
Secciones
En esta página verá una lista de secciones. Al hacer clic en cualquiera de estas secciones se abrirá el conjunto de preguntas correspondientes. Puede responder a las secciones en el orden que desee, no es necesario responder a todo el cuestionario de una sola vez o en orden secuencial. Utilice la barra de desplazamiento para acceder a todas las secciones de la página.
En cada tarjeta de sección hay una barra de progreso que indica el porcentaje de preguntas completadas dentro de la sección.
Responder a las preguntas
Al hacer clic en una sección se abrirá la página de cada sección. Deberá trabajar en cada sección, asegurándose de responder a todas las preguntas obligatorias. Las preguntas opcionales están claramente marcadas como "opcionales" en cada página.
A medida que vaya respondiendo, su barra de progreso en cada sección aumentará hasta alcanzar el 100%.
Cuando haya respondido a todas las preguntas obligatorias de una sección, la barra de progreso cambiará de color ámbar a verde.
NOTA: No es necesario completar el cuestionario en una sola sesión. Sus respuestas se guardarán y almacenarán automáticamente si prefiere completar el cuestionario en más de una sesión o requiere que las secciones sean respondidas por otros usuarios.
Cuando haya respondido a todas las preguntas obligatorias de una sección, la barra de progreso de la sección cambiará de color ámbar a verde para indicar que se ha completado.
Puede pasar a la siguiente sección haciendo clic en las barras de progreso de la parte superior de la página o haciendo clic en "Sección siguiente" en la parte inferior de cada sección. Aquí también hay un botón de "Sección anterior".
Cómo subir documentos
Algunas preguntas le pedirán que cargue también un documento. Por ejemplo, una pregunta sobre seguros puede requerir que suba su certificado de seguro, o una pregunta sobre salud y seguridad puede pedirle que suba su política de salud y seguridad.
Es importante subir los documentos para ayudar a demostrar su cumplimiento a los compradores de la comunidad.
Algunos documentos son un requisito obligatorio como prueba de los seguros y certificados que posee.
Otros documentos, incluidas las pólizas, pueden no ser obligatorios, pero, no obstante, le recomendamos encarecidamente que suba los documentos opcionales. En caso contrario, los compradores pueden pedirlos individualmente. Puede optar por redactar cualquier contenido sensible que prefiera no compartir.
Cuando suba un documento, responda primero a la pregunta (o preguntas).
Utilice el botón "Cargar" para cargar el documento desde su ordenador.
Algunos documentos también requieren que se especifique una fecha de caducidad. Utilice el selector de fecha en el campo de fecha de caducidad para hacerlo.
Tenga en cuenta que todos los documentos deben cargarse únicamente en formato PDF y no deben superar los 25 Mb.
Los documentos cargados pueden eliminarse simplemente haciendo clic en el icono de la "papelera" junto al documento.
Por qué se hacen preguntas específicas
El cuestionario es dinámico y se basa en la naturaleza de los bienes o servicios que ofrece su empresa. Esto ayuda a garantizar, en la medida de lo posible, que sólo se formulen las preguntas pertinentes. La pertinencia de las preguntas la determinan las organizaciones compradoras que utilizan el sistema (sus clientes y/o clientes potenciales) de acuerdo con sus obligaciones establecidas por la normativa y la legislación, así como por sus propias políticas corporativas.
Preguntas específicas del comprador
Algunas organizaciones compradoras han incluido su código de conducta corporativo o políticas similares que exigen a todos los proveedores. Éstas se encuentran en la fase 1, en el apartado 1.5 Responsabilidad corporativa. Para cada organización compradora a la que suministre, puede ver una pregunta en esta sección, aunque no todas las organizaciones compradoras han incluido una pregunta.
Compartir el cuestionario con otros usuarios
Si lo desea, su cuestionario puede ser completado por varios departamentos y personas.
Para facilitar esta tarea, hemos incluido una función para que pueda invitar a sus colegas a acceder al cuestionario. Sólo tiene que hacer clic en "Gestión de usuarios" en la barra de navegación de la izquierda para ver todos los usuarios que tienen acceso al sistema.
Para invitar a otros usuarios, haga clic en el botón rosa "Añadir usuario" situado en la parte superior derecha de la pantalla. Se le presentará un formulario, complete todos los campos requeridos y luego haga clic en el botón de añadir.
Cambiar el usuario principal (admin)
De vez en cuando puede querer cambiar quién es el contacto principal y el administrador de su organización.
Para ello, sólo tiene que hacer clic en el nombre del usuario que desea actualizar, lo que abrirá el formulario Editar usuario.
Desde aquí, puede cambiar los detalles del usuario y designarlo como administrador (contacto principal) de su organización utilizando el interruptor que se encuentra en la parte inferior del formulario.
Cómo presentar el cuestionario para su validación
Una vez que haya respondido a todas las preguntas obligatorias, su cuestionario estará listo para ser enviado al equipo de validaciones de Hellios, que comprobará sus respuestas y le informará de cualquier aclaración necesaria para las respuestas que haya dado. Tenga en cuenta que su cuestionario puede tardar hasta cinco días laborables en ser validado.
Para enviar su cuestionario para su validación, haga clic en el botón "Enviar" de la página del cuestionario.
Nota: Si el botón no está activo (en gris), compruebe en primer lugar que ha respondido a todas las preguntas obligatorias. Si ha respondido a todas las preguntas, compruebe si ha pagado la tasa administrativa, si procede.
Antes de enviar su cuestionario se le pedirá que complete la declaración.
Después de enviar su cuestionario para su validación, observará que todos los campos de preguntas están ahora bloqueados para su edición. Su cuestionario permanecerá en este estado mientras Hellios valida sus respuestas. Si alguna de sus respuestas requiere aclaración, Hellios se lo notificará por correo electrónico y sus respuestas se desbloquearán para su edición.
Mientras esté en proceso de validación, su panel de control también reflejará su posición en el proceso.
Si no se requieren aclaraciones, Hellios publicará su cuestionario. Por favor, consulte la sección titulada "Validación" más abajo para obtener más información sobre el proceso de validación.
Cómo obtener ayuda y soporte adicional
El equipo de apoyo a los proveedores está a su disposición para ayudarle con cualquier pregunta que pueda tener. Consulte la página de Contacto aquí: https://hellios.com/contact-and-locations o envíe un correo electrónico a fsqs-es@hellios.info indicando el nombre de su empresa, la comunidad registrada y el identificador único de Hellios.
Validación
Cómo pasar la validación a la primera
Hellios valida todas las respuestas en función de un conjunto de directrices que son determinadas por las organizaciones compradoras (sus clientes y/o clientes potenciales). En la medida de lo posible, tratamos de garantizar que todas las preguntas sean claras y que las más complejas estén respaldadas por un texto de ayuda en pantalla o por enlaces a información adicional. Algunos consejos útiles para pasar la validación a la primera son:
- Asegurarse de que todas las respuestas proporcionadas son precisas, están actualizadas y se relacionan directamente con la entidad legal que se está registrando.
- La información que solemos tener que devolver a los proveedores para que la aclaren incluye la coincidencia de los datos legales de la empresa (nombre de la empresa, número de registro, IVA, etc.) y los últimos ingresos anuales publicados y el número de empleados.
- Asegurarse de que todos los documentos cargados están a nombre de la entidad jurídica exacta que se ha registrado o que hay una referencia clara a esta entidad jurídica dentro de los documentos.
- Entre la información que solemos tener que devolver a los proveedores para que la aclaren se encuentran los certificados a nombre de una entidad jurídica diferente o los datos del documento que no coinciden con los introducidos en el cuestionario.
Gestión de los comentarios del equipo de validaciones / realización de correcciones
Si es necesario aclarar alguna de sus respuestas, se le notificará por correo electrónico. Deberá volver a conectarse sin demora para modificar sus respuestas.
Al iniciar la sesión, observará que el icono del cuestionario en la barra de navegación tiene un número. Se trata de un total del número de preguntas que requieren su atención. También observará un cuadro de respuesta de validación en la parte superior de su panel de control. Este recuadro enumera todas las preguntas que requieren su atención.
Haga clic en el icono del cuestionario en la barra de navegación para acceder a su cuestionario.
Los comentarios de retroalimentación aparecen en el recuadro rosa de la parte superior de la página del cuestionario. Puede hacer clic en cada comentario para ver las preguntas relacionadas en cada Sección.
Las Secciones con comentarios también están resaltadas en cada tarjeta de Sección, puede ver todas las tarjetas de Sección en la página del Cuestionario y hacer clic en cualquier tarjeta de Sección que requiera su atención.
Revise los comentarios y modifique su(s) respuesta(s) en consecuencia. Una vez que haya abordado TODOS los comentarios, envíe su cuestionario de nuevo para que el equipo de validaciones de Hellios lo revise.
Si se le pide que aclare alguna de sus respuestas y no entiende o no está de acuerdo con lo que le pedimos que aclare, póngase en contacto con nosotros inmediatamente. Si nos devuelve el cuestionario sin atender a las aclaraciones solicitadas, puede retrasar la finalización de su organización, ya que no podremos publicar su cuestionario hasta que se hayan resuelto todas las aclaraciones.
Análisis ESG
¿Qué es el Análisis ESG?
El Análisis ESG es una adición innovadora a la plataforma Hellios, que utiliza una metodología justa basada en datos para transformar los datos existentes de los proveedores en calificaciones exhaustivas y acciones que los proveedores pueden emprender para progresar en su estrategia ESG. Juntas, estas calificaciones y acciones proporcionan una visión global precisa y transparente del rendimiento ESG de una empresa.
Ventajas del Análisis ESG
El Análisis ESG está disponible para proveedores y compradores en la plataforma Hellios sin costes adicionales.
No se requiere información adicional de los proveedores, puesto que el Análisis ESG se calcula a partir de los datos existentes de los proveedores.
La comparación de ambas calificaciones del Análisis ESG ofrece la forma más sencilla y precisa de obtener una visión completa.
Los proveedores se comparan con otras empresas de tamaño similar.
Los miembros Compradores son los responsables del contenido del cuestionario de Hellios, por lo que el Análisis ESG es específico para la industria.
Las calificaciones del Análisis ESG pueden identificar áreas de mejora, propiciando cambios positivos en línea con los estándares de la industria. Los proveedores que demuestran su compromiso con los temas ESG a través de estas calificaciones transmiten a sus clientes su dedicación a la responsabilidad ambiental y social.
¿Cómo interpretar el Análisis ESG?
En el Análisis ESG se presentan dos calificaciones: una calificación absoluta que evalúa objetivamente las respuestas de cada proveedor, y una calificación relativa que compara el rendimiento de cada proveedor con el de otros proveedores de tamaño similar, proporcionando información valiosa sobre su posición dentro de la industria.
Esto se muestra para el Total, para cada Columna y para cada Tema.
Más información
Para más información, contacte con nosotros en:
FSQS-ES (Servicios financieros)
FSQS (Servicios financieros)
FSQS-NL (Servicios financieros)
Cómo renovar su registro
Las organizaciones compradoras exigen a sus proveedores que mantengan su información actualizada. Todos los proveedores deben actualizar y reenviar su información anualmente. Los proveedores son notificados de la necesidad de renovar con seis semanas de antelación a su fecha de renovación. La gran mayoría de las respuestas actuales están disponibles para su revisión, por lo que no es necesario rellenar el cuestionario desde cero; hay un pequeño número de preguntas en las que se borran las respuestas, ya que las organizaciones compradoras requieren una nueva confirmación de las mismas.
La renovación de su información sigue el mismo proceso de presentación y validación que la primera vez que se completa. Su fecha de renovación se muestra en la primera ficha de resumen desde el momento en que completa el proceso por primera vez.
Tenga en cuenta: es importante que complete la renovación antes de la fecha límite indicada, ya que ésta es su fecha de aniversario y no puede ser modificada ni ampliada. Si la renovación no se completa a tiempo, el estado de su organización cambiará a Expirado y su información dejará de estar disponible para las organizaciones compradoras de la comunidad.
Cómo mantener sus documentos actualizados
Una vez cargados los documentos, observará un icono de "Documentos" en la barra de navegación de la parte superior de la página. En esta página aparecen todos los documentos que ha cargado.
La lista de documentos de esta página le ofrece una única ubicación para supervisar sus documentos y actualizar rápidamente los que están a punto de caducar o han caducado.
Si alguno de sus documentos caduca antes de la fecha de renovación, es su responsabilidad mantenerlos y actualizarlos. Hellios le enviará notificaciones por correo electrónico y podrá acceder para comprobar el estado de sus documentos en cualquier momento.
Al acceder al sistema, el cuadro de Estado de los Documentos en su tablero de mandos será de color Ámbar o Rojo (dependiendo del tiempo que haya caducado su documento). Haga clic en el icono "Documentos" para ver todos sus documentos, su estado y su fecha de expiración de un vistazo.
Para reemplazar cualquier documento, primero haga clic en el botón "Iniciar actualización" en la página de Documentos.
Al hacer clic en este botón aparecerá un mensaje de confirmación, haga clic en "Sí" para iniciar la actualización de su documento.
Ahora, sólo tiene que seleccionar la tarjeta de documento que desea actualizar.
Cada tarjeta le llevará a la sección correspondiente donde podrá actualizar su documento y los campos relacionados. Una vez actualizado, haga clic en "volver a los documentos" en la parte inferior de la página para volver a la página de resumen de documentos.
Una vez que haya actualizado los documentos, haga clic en "Enviar" para que la actualización de su documento sea validada.
Cualquier actualización que realice en sus documentos NO será visible para los compradores hasta que sus cambios hayan sido validados y publicados por el equipo de validaciones de Hellios.
Enlaces útiles
Cómo actualizar su información
Es importante que su información se mantenga actualizada en todo momento. Además de los procesos de renovación anual y de caducidad de los documentos, podrá acceder a su información y actualizarla en cualquier momento. Suele haber una serie de factores clave para actualizar su información:
- Su empresa se ha reestructurado, el personal esencial ha cambiado o la naturaleza de los productos y/o servicios que se suministran han cambiado o necesitan actualizarse.
- Otro cliente de su empresa se ha incorporado a la comunidad y su información debe actualizarse para que sea relevante para los bienes o servicios que le suministra.
- Las organizaciones compradoras han añadido nuevas preguntas al cuestionario y no pueden esperar a su renovación anual para responderlas
Antes de realizar una actualización, debe desbloquear su cuestionario. Para ello, inicie sesión en el sistema de forma normal y navegue hasta su cuestionario. Verá que las preguntas están bloqueadas y no se pueden actualizar. Para desbloquearlas, haga clic en el botón "Iniciar" actualización" en la página de resumen del cuestionario.
Al hacer clic en el botón aparecerá un mensaje de confirmación, haga clic en "Sí" para continuar con el desbloqueo y la actualización de su cuestionario.
Cualquier actualización que realice en su cuestionario NO será visible para los compradores hasta que sus cambios hayan sido validados y publicados por el equipo de validaciones de Hellios.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Quién es el propietario y quién puede acceder a la información que proporcionamos?
Todos los datos que introduzca en el sistema Hellios son de su propiedad, el proveedor. Sólo se compartirá con las organizaciones de compra que son miembros de la comunidad y no se compartirá con ningún otro tercero.
¿Tendrán otros proveedores o mis competidores acceso a mi información?
Otros proveedores no tendrán acceso a la información que usted proporcione. Sólo está disponible para las organizaciones compradoras de la comunidad. Cada organización compradora ha firmado un acuerdo de confidencialidad con Hellios.
¿Qué seguridad tendrá mi información?
Toda la información de los proveedores se almacena en centros de datos de nivel 4, con certificación SSAE18 SOC2 Tipo II, exclusivamente en el Reino Unido. Se emplea la encriptación según los últimos estándares de la industria, junto con medidas de ciberseguridad como escaneos semanales y pruebas de penetración. Hellios garantiza que la cantidad limitada de datos personales recopilados cumple plenamente con el GDPR y la Ley de Protección de Datos de 2018. Hellios cuenta con la certificación ISO27001 y Cyber Essentials Plus, el estándar del Centro Nacional de Ciberseguridad respaldado por el Gobierno del Reino Unido.
Hay que pagar alguna cuota?
Los costes de administración del funcionamiento de nuestras comunidades son financiados conjuntamente por los miembros compradores y los proveedores más grandes. La fase 1 es gratuita para todos los proveedores. Si se le pide que complete la cualificación de la Ftapa 2, es posible que tenga que pagar una cuota en función del tamaño de su empresa. Hellios le informará sobre las posibles tasas en el momento de la invitación a registrarse.
¿Cualquier proveedor puede solicitar la adhesión a una comunidad?
No, la cualificación es sólo por invitación.
¿Cuál es la validez del registro?
El registro es válido durante 12 meses a partir de la fecha de presentación de su cuestionario inicial y, a continuación, durante cada período posterior de 12 meses cada vez que su empresa lo renueve. Hellios enviará recordatorios a los proveedores con 6 semanas de antelación a la fecha de vencimiento de su calificación.
¿Tengo que proporcionar información comercial y de precios?
No, no se le pedirá que proporcione ninguna información comercial o de precios.
¿Se facilitará mi información a otras organizaciones?
No utilizaremos sus datos para ningún otro fin que no sea el de compartirlos con los miembros compradores de la comunidad o mantenerle informado de las noticias e información relevantes en relación con las comunidades. Mantenemos la confidencialidad de la información y sus datos sólo los ven usted y los compradores registrados en la comunidad. Cada comprador firma un acuerdo que garantiza que es consciente y consiente en respetar el carácter confidencial de la información facilitada.
He recibido un correo electrónico de Hellios, ¿qué debo hacer?
Debe haber recibido recientemente una comunicación de uno de sus compradores anunciando el uso del sistema de calificación de Hellios como la forma mejorada de gestionar la información de garantía de los proveedores y el cumplimiento de las políticas. El primer paso para la calificación y el cumplimiento es seguir las instrucciones para crear una cuenta en el sistema Hellios, y luego completar y enviar el cuestionario antes de la fecha límite indicada en su correo electrónico de invitación, y que aparece en el sistema.
¿Me han pedido que aclare mis respuestas pero no sé por qué?
Nuestros validadores están aquí para ayudarle a asegurarse de que la información que ha proporcionado cumple los requisitos de los miembros compradores y para guiarle en las aclaraciones que podamos necesitar. Tendrá que volver a entrar en el portal de proveedores y comprobar cualquier pregunta que esté marcada con un icono amarillo de advertencia; habrá comentarios dejados por su validador para ayudarle a orientarse.
¿Cómo puedo restablecer una contraseña perdida u olvidada?
Haga clic en el enlace "Olvidó su contraseña" en la página de acceso al portal de proveedores y siga las instrucciones para restablecer su contraseña.
¿Cómo puedo obtener un certificado registrado?
Una vez que su cuestionario ha sido publicado, proporcionamos un certificado registrado a su contacto principal. Para solicitar certificados adicionales, consulte la página de Contacto o envíe un correo electrónico a fsqs-es@hellios.info indicando el nombre de su empresa, la comunidad registrada y el identificador único de Hellios.
¿Tengo que rellenar el cuestionario de la fase 2?
El cuestionario de la etapa 2 depende de las respuestas proporcionadas en la etapa 1, en función de los requisitos de los miembros compradores de la comunidad. Una vez completada la Etapa 1, el sistema le informará automáticamente de si será necesaria la Etapa 2.
¿Cómo puedo saber cuándo vence mi renovación?
Su fecha de renovación se mostrará en el portal de proveedores una vez que haya completado el proceso por primera vez. Hellios también se pondrá en contacto con usted 6 semanas antes de la fecha de renovación. Esto asegurará que tenga tiempo suficiente para revisar y volver a enviar sus respuestas y actualizarnos de cualquier cambio.
¿Qué ocurre si mis documentos han caducado?
El estado de su(s) documento(s) se mostrará en el portal de proveedores, para que pueda hacer un seguimiento de cuándo deben actualizarse los documentos. Hellios también se pondrá en contacto con usted. Cuando un documento caduque, tendrá que iniciar sesión en el portal de proveedores y actualizar los documentos caducados. Hellios validará entonces cualquier información o documento nuevo y publicará la información.
¿Qué debo hacer si tenemos un cambio de nombre de empresa o de entidad legal?
Si el nombre de su empresa cambia, debe iniciar sesión en su perfil de proveedor, actualizar la pregunta 1.1.1 Nombre completo de la empresa y enviarnos el cambio.
En el caso de que su empresa cambie de entidad legal, por ejemplo, el número de registro de la empresa, puede ser necesario crear una nueva cuenta. Para ello, póngase en contacto con Hellios en el número +31 (20) 399 4730.
¿Qué debo hacer si el contacto principal ha cambiado?
Es posible cambiar el contacto principal (administrador) utilizando la función Editar Usuario en el portal de proveedores. Una vez que cambie el contacto principal, cualquier correspondencia futura, incluyendo los correos electrónicos, se enviará al nuevo contacto proporcionado.