Hulp en ondersteuning voor Leveranciers

Om te beginnen met het beantwoorden van uw Fase 1-vragen, klikt u op het 'Vragenlijst'-icoon op de navigatiebalk (geel gemarkeerd). U wordt dan naar de eerste reeks vragen geleid, ook wel 'Fase 1'-vragen genoemd.

Uw scherm ziet er als volgt uit:

Onderdelen

Op deze pagina ziet u een lijst met onderdelen. Als u op een van deze onderdelen klikt, wordt de bijbehorende reeks vragen geopend. Onderdelen kunnen worden beantwoord in elke gewenste volgorde - het is niet nodig om de hele vragenlijst in één keer of in opeenvolgende volgorde te beantwoorden. Scrol neer beneden om toegang te krijgen tot alle onderdelen op de pagina.

Op elk Onderdeel staat een voortgangsbalk om het percentage vragen aan te geven dat binnen het onderdeel is afgerond.

Beantwoorden van vragen

Door op een onderdeel te klikken, wordt elk onderdeel geopend. U moet elk onderdeel doorlopen en ervoor zorgen dat u alle verplichte vragen beantwoordt. Optionele vragen zijn duidelijk gemarkeerd als 'optioneel' op elke pagina.

Optionele vraag

Progres

Terwijl u vragen beantwoord, zal uw voortgangsbalk verder gevuld worden, totdat het 100% bereikt.

Wanneer alle verplichte vragen voor een onderdeel zijn beantwoord, verandert de voortgangsbalk van het onderdeel van oranje in groen om aan te geven dat deze is afgerond.

LET OP: Het is niet nodig om de vragenlijst in één keer in te vullen. Uw antwoorden worden bewaard en opgeslagen als u de vragenlijst liever in meer dan één keer invult of als u onderdelen wilt laten beantwoorden door collega's.

U kunt naar het volgende onderdeel gaan door op de voortgangsbalken bovenaan de pagina te klikken, of door op 'Volgend Onderdeel' onder aan elke sectie te klikken.

Zodra de verplichte vragen in alle onderdelen zijn ingevuld, wordt de knop 'Indienen' geactiveerd op de Vragenlijst pagina.

Als u op indienen klikt, wordt het Verklaringsscherm weergegeven. Voer uw voor- en achternaam in het daarvoor bestemde vakje en vink het vakje aan om de juistheid van de door u verstrekte informatie te bevestigen. De knop 'Indienen' wordt dan geactiveerd, klik hierop om verder te gaan.

Bij het indienen van uw 'Fase 1'-vragen voert het systeem een ​​reeks geautomatiseerde controles uit om te bepalen of u de Fase 2-vragenlijst moet beantwoorden en/of de jaarlijkse betaling moet voldoen, afhankelijk van de grootte van uw organisatie.

Een van drie uitkomsten zal nu plaatsvinden:

• U hoeft de Fase 2-vragenlijst niet in te vullen - in dit geval wordt uw Fase 1-vragenlijst rechtstreeks naar ons validatieteam gestuurd. Raadpleeg het gedeelte Validaties van deze helpgids voor meer informatie.
• U moet verdere vragen beantwoorden, maar als kleinere leverancier bent u vrijgesteld van de jaarlijkse betaling. In dit geval brengt het systeem u rechtstreeks naar de aanvullende vragen in Fase 2. Raadpleeg het gedeelte hieronder genaamd 'Vragen in Fase 2 invullen'.
• U moet verdere vragen beantwoorden en als grotere leverancier is de jaarlijkse betaling van toepassing. Raadpleeg in dit geval het gedeelte 'Betaling' direct hieronder.

De inkooporganisaties verzoeken hun leveranciers dat ze hun informatie up-to-date houden. Alle leveranciers worden verzocht om hun informatie jaarlijks bij te werken en opnieuw in te dienen. Leveranciers worden zes weken voor hun verlengingsdatum op de hoogte gebracht van de noodzaak om te hernieuwen. Het overgrote gedeelte van de gegeven antwoorden blijft beschikbaar voor herziening en dus hoeft de vragenlijst niet helemaal opnieuw te worden ingevuld; er zijn een klein aantal vragen waarbij de antwoorden worden gewist, aangezien de inkooporganisaties de antwoorden opnieuw willen bevestigen.

Het hernieuwen van uw informatie volgt hetzelfde proces als voor de eerste registratie. Uw verlengingsdatum wordt weergeven in de eerste Samenvatting-tegel vanaf het moment dat u het proces voor de eerste keer afrondt.

Let op: het is belangrijk dat u de verlenging afrondt voor de vermelde deadline, aangezien deze niet kan worden gewijzigd of verlengd. Als de verlenging niet op tijd is afgerond, verandert de status van uw organisatie in Verlopen en zijn uw gegevens niet langer beschikbaar voor de inkooporganisaties in de community.

Nadat u documenten heeft geüpload, ziet u een 'Documenten' icoon op de navigatiebalk bovenaan de pagina. Op deze pagina staan ​​alle documenten die u heeft geüpload.

De lijst met documenten op deze pagina biedt een omgeving om uw documenten te controleren en snel verlopende of verlopen documenten snel bij te werken.

Als een van uw documenten verloopt vóór uw verlengingsdatum, is het uw verantwoordelijkheid om deze te onderhouden en bij te werken. Hellios stuurt u meldingen per e-mail en u kunt op elk moment inloggen om de status van uw documenten te controleren.

Wanneer u inlogt tot het systeem is het documentstatus-vak op uw dashboard oranje of rood (afhankelijk van hoe lang uw document is verlopen). Klik op het 'Documenten' icoon om al uw documenten, hun status en vervaldatum in één oogopslag te bekijken.

Om een ​​document te vervangen, klikt u eerst op de knop 'Update starten' op de Documenten pagina.

Als u op deze knop klikt, verschijnt er een bevestigingsbericht, klik op 'Ja' om uw documentupdate te starten.

Selecteer nu eenvoudig een document dat u wilt bijwerken.

Elke kaart brengt u naar het relevante gedeelte waar u uw document en alle gerelateerde velden kunt bijwerken. Eenmaal bijgewerkt, klikt u op 'ga terug naar documenten' onderaan de pagina om terug te navigeren naar de documentenoverzicht-pagina.

Nadat u de documenten heeft bijgewerkt, klikt u op 'Verzenden' om uw documentupdate ter validatie in te dienen.

Alle updates die u aan uw documenten aanbrengt, zijn NIET zichtbaar voor inkopers totdat uw wijzigingen zijn gevalideerd en gepubliceerd door het Hellios Validatie team.

Handige links

Bekijk hier een video over het uploaden van documenten.

Het is belangrijk dat uw gegevens te allen tijde up-to-date zijn. Naast de jaarlijkse hernieuwings- en documentvervalprocessen, kunt u uw informatie op elk moment openen en bijwerken. Er zijn doorgaans een aantal belangrijke triggers voor het bijwerken van uw informatie:

• Uw bedrijf is geherstructureerd, personeel is veranderd, of de aard van de geleverde producten of diensten is veranderd of moet worden bijgewerkt.
• AEen andere klant van uw bedrijf is lid geworden van de community en uw informatie moet worden bijgewerkt om relevant te zijn voor de goederen of diensten die u aan hen levert.
• Nieuwe vragen zijn door de inkooporganisaties aan de vragenlijst toegevoegd en ze kunnen niet wachten op uw jaarlijkse verlenging voordat ze worden beantwoord.

Voordat u een update uitvoert, moet u eerst uw vragenlijst ontgrendelen. Hiervoor logt u zoals gebruikelijk in op het systeem en navigeert u naar uw vragenlijst. U zult merken dat de vragen zijn vergrendeld en niet kunnen worden bijgewerkt. Om ze te ontgrendelen, klikt u op de knop 'Update starten' op de overzichtspagina van de vragenlijst.

Als u op de knop klikt, verschijnt er een bevestigingsbericht, klik op 'Ja' om door te gaan met het ontgrendelen en bijwerken van uw vragenlijst.

Alle updates die u aanbrengt in uw vragenlijst, zijn NIET zichtbaar voor inkopers totdat uw wijzigingen zijn gevalideerd en gepubliceerd door het Hellios Validatie team.

Wie is eigenaar van en heeft toegang tot de informatie die we geven?

Alle gegevens die u invoert in het Hellios-systeem zijn eigendom van u, de leverancier. Het wordt alleen gedeeld met de inkooporganisaties die lid zijn van de community en wordt niet gedeeld met derden.

Hebben andere leveranciers of mijn concurrenten toegang tot mijn informatie?

Andere leveranciers hebben geen toegang tot de informatie die u verstrekt. Het is alleen beschikbaar voor de inkooporganisaties binnen de community. Elke inkooporganisatie heeft een geheimhoudingsverklaring getekend met Hellios.

Hoe veilig zijn mijn gegevens?

Alle leveranciersinformatie wordt opgeslagen in Tier 4, SSAE18 SOC2 Type II gecertificeerde datacenters, exclusief in het VK. Er wordt gebruik gemaakt van versleuteling volgens de nieuwste industriestandaards, samen met cyberbeveiligingsmaatregelen zoals wekelijkse scans en penetratietesten. Hellios zorgt ervoor dat de beperkte hoeveelheid verzamelde persoonlijke gegevens volledig in overeenstemming is met de AVG en Data Protection Act 2018. Hellios is gecertificeerd volgens ISO27001 en Cyber ​​Essentials Plus, de National Cyber ​​Security Center-standaard die wordt ondersteund door de Britse regering.

Is er een betaling?

De administratiekosten voor registratie op een van onze communities worden gezamenlijk gefinancierd door de inkopers en grotere leveranciers. Fase 1 is gratis voor alle leveranciers. Als u de Fase 2-kwalificatie moet afronden, moet u mogelijk een vergoeding betalen, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf. Hellios zal informatie verstrekken over eventuele kosten op het moment van de uitnodiging om te registreren.

Kan elke leverancier een aanvraag indienen om lid te worden van een community?

Nee, registratie is alleen op uitnodiging.

Hoe lang is de registratie geldig?

Registratie is 12 maanden geldig vanaf de datum van de eerste indiening van de vragenlijst, en vervolgens voor elke volgende periode van 12 maanden telkens wanneer uw bedrijf verlengt. Hellios zal leveranciers 6 weken voor de verlengdatum van hun registratie een herinneringen sturen.

Moet ik prijs- en commerciële informatie verstrekken?

Nee, u hoeft geen prijs- of commerciële informatie te verstrekken.

Worden mijn gegevens verstrekt aan andere organisaties?

We zullen uw informatie voor geen enkel ander doel gebruiken dan het delen met de inkopers binnen de community of om u op de hoogte te houden van relevant nieuws en informatie met betrekking tot de communities. We houden informatie vertrouwelijk en uw informatie wordt alleen gezien door uzelf en de inkopers die op de community zijn geregistreerd. Elke inkoper gaat een overeenkomst aan die ervoor zorgt dat hij op de hoogte is van en ermee instemt het vertrouwelijke karakter van de verstrekte informatie te respecteren.

Ik heb een e-mail ontvangen van Hellios, wat moet ik doen?

U zou onlangs bericht moeten hebben ontvangen van een van uw inkopers waarin het gebruik van het Hellios' proces wordt aangekondigd als de verbeterde manier om informatie over leveranciers en compliance te verzamelen en te managen. De eerste stap naar kwalificatie is om de instructies te volgen om een ​​account aan te maken op het Hellios-systeem, en vervolgens de vragenlijst in te vullen en in te dienen voor de deadline die is aangegeven in uw uitnodigingsmail en wordt weergegeven in het systeem.

Ik ben gevraagd om mijn antwoorden te verduidelijken, maar weet niet waarom?

Ons Validatie team is er om ervoor te zorgen dat de door u verstrekte informatie voldoet aan de vereisten van de inkopersleden en om u te begeleiden bij eventuele verduidelijkingen die we nodig hebben. U moet opnieuw inloggen op het leveranciersportaal en eventuele vragen controleren die zijn gemarkeerd met een geel waarschuwingsicoon; er zullen opmerkingen worden achtergelaten door ons team om u te helpen.

Hoe reset ik een verloren of vergeten wachtwoord?

CKlik op de link 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina van de leveranciersportal en volg de instructies om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. here.

Hoe krijg ik een certificaat voor registratie?

Zodra uw vragenlijst is gepubliceerd, verstrekken we een certificaat voor registratie aan uw primaire contactpersoon. Als u aanvullende certificaten wilt aanvragen, gaat u naar de Contact-pagina of stuurt u een e-mail naar fsqs-nl@hellios.info met vermelding van uw bedrijfsnaam, geregistreerde community en unieke Hellios-ID.

Moet ik Fase 2 vragenlijst invullen?

De Fase 2-vragenlijst is afhankelijk van de antwoorden die in Fase 1 worden gegeven, op basis van de vereisten van de inkopers in de community. Zodra Fase 1 is afgerond, laat het systeem u automatisch weten of Fase 2 vereist is.

Hoe weet ik wanneer ik moet verlengen?

Uw verlengingsdatum wordt weergegeven in het leveranciersportaal zodra u het proces voor de eerste keer hebt afgerond. Hellios neemt 6 weken voor uw verlengingsdatum contact met u op. Dit zorgt ervoor dat u voldoende tijd heeft om uw antwoorden te bekijken en opnieuw in te dienen en om ons op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.

Wat gebeurt er als mijn documenten verlopen zijn?

De status van uw document(en) wordt weergegeven in het leveranciersportaal, zodat u kunt bijhouden wanneer documenten moeten worden bijgewerkt. Hellios zal ook contact met u opnemen. Wanneer een document verloopt, moet u inloggen op het leveranciersportaal en eventuele verlopen documenten bijwerken. Hellios zal vervolgens alle nieuwe informatie of documenten valideren en de informatie publiceren.

Wat moet ik doen als we een bedrijfsnaam of wijziging van rechtspersoon hebben?

Als uw bedrijfsnaam verandert, moet u inloggen op uw leveranciersprofiel, vraag 1.1.1 Volledige bedrijfsnaam bijwerken en de wijziging aan ons doorgeven.

In het geval dat uw bedrijf van rechtspersoon verandert, bijv. KvK-nummer, moet mogelijk een nieuw account worden aangemaakt. Neem hiervoor contact op met Hellios via +31 (20) 399 4730.

Wat moet ik doen als de primaire contactpersoon is gewijzigd?

Het is mogelijk om de primaire (admin) contactpersoon te wijzigen via de functie Gebruikersbeheer in het leveranciersportaal. Zodra u de primaire contactpersoon wijzigt, wordt alle toekomstige correspondentie, inclusief e-mails, naar de nieuwe contactpersoon gestuurd.

Zie het hulpartikel.