Hjelp & Støtte Til Leverandører

Tilgang til Hellios-nettsamfunnene administreres av den eller de personene som er utpekt i organisasjonen din. Hellios kan ikke ordne tilgang uten autorisasjon fra en navngitt person. Hvis du er usikker på hvem dette er, kan du kontakte supportteamet via fsqs-nord@hellios.info eller +4532756080.

Skriv inn passordet du har valgt, i den angitte boksen, og bekreft det deretter på nytt.

Merk: Når du angir passordet ditt, blir du bedt om å gjøre det sterkt ved å sørge for at det er minst 8 tegn langt og inneholder følgende: små bokstaver, store bokstaver, tall og spesialtegn.

Når du er ferdig, klikker du på send-knappen for å angi passordet ditt.

Du kommer da til hovedpåloggingssiden for systemet.

Gå til påloggingssidene her: https://hellios.com/login/supplier/

Skriv inn brukernavn og passord, og klikk deretter på den rosa "Logg inn >"-knappen for å få tilgang til systemet.

Hvis du i fremtiden glemmer passordet ditt, klikker du bare på lenken "Husker du ikke passordet ditt?" på påloggingssiden for å starte prosessen med å fornye passordet. Når du har klikket på lenken, får du opp følgende skjermbilde:

Sjekk innboksen din for en e-post som inneholder en unik lenke for å tilbakestille passordet ditt.

Skriv inn e-postadressen du bruker som brukernavn, og klikk på "SEND EMAIL >" E-posten vil inneholde en lenke som du må klikke på for å komme til siden for passordinnstilling, der du kan tilbakestille passordet ditt.

Merk: Når du angir passordet ditt, blir du bedt om å gjøre det sterkt ved å sørge for at det er minst åtte tegn langt og inneholder tre av følgende: små bokstaver, store bokstaver, tall og spesialtegn.

Som registrert leverandør er du pålagt å fylle ut spørreskjemaet hvert år. Prosessen er fullført på bare noen få trinn:

1. Du vil bli bedt om å svare på et innledende sett med spørsmål om organisasjonen din, det vi kaller trinn 1.
2. Basert på svarene du har gitt i trinn 1, vil systemet analysere om du trenger å oppgi mer informasjon ved å svare på flere spørsmål i trinn 2, og for større leverandører må du betale en abonnementsavgift.
3. Når du har svart på alle spørsmålene og betalt (hvis aktuelt), sendes spørreskjemaet ditt til verifiseringsteamet vårt, som kontrollerer svarene dine og kommer tilbake med eventuelle spørsmål eller tilbakemeldinger. Ta en titt på delen "Hvordan bestå verifisering første gang" for å få hjelp og veiledning.
4. Spørreskjemaet ditt blir publisert for alle kjøpere.

Besvare spørsmål i trinn 1

Sende inn trinn 1-spørsmål

Betaling

Besvare spørsmål i trinn 2

Noen spørsmål krever at du også laster opp et dokument. For eksempel kan et forsikringsspørsmål kreve at du laster opp forsikringsbeviset ditt, eller et helse- og sikkerhetsspørsmål kan be deg om å laste opp helse- og sikkerhetspolicyen din.

Det er viktig å laste opp dokumenter for å vise at du overholder kravene til kjøperne i samfunnet.

Noen dokumenter er obligatoriske, for eksempel bevis på forsikringer og sertifikater.

Andre dokumenter, inkludert policyer, er kanskje ikke obligatoriske, men vi anbefaler likevel på det sterkeste at du laster opp valgfrie dokumenter. Flere kjøpere kan ellers be om disse hver for seg. Du kan velge å redigere bort sensitivt innhold som du helst ikke vil dele.

Når du laster opp et dokument, må du først svare på spørsmålet (eller spørsmålene).

Bruk "Last opp"-knappen for å laste opp dokumentet fra datamaskinen din.

Noen dokumenter krever også at du oppgir en utløpsdato. Bruk datovelgeren i feltet for utløpsdato for å gjøre dette.

Merk: Alle dokumenter må lastes opp i PDF-format og ikke være større enn 25 MB.

Opplastede dokumenter kan fjernes ved å klikke på "søppelbøtte"-ikonet ved siden av dokumentet.

Spørreskjemaet er dynamisk og basert på hva slags varer eller tjenester bedriften din leverer. Dette bidrar til å sikre, så langt det er mulig, at bare relevante spørsmål blir stilt. Relevansen av spørsmålene avgjøres av innkjøpsorganisasjonene som bruker systemet (dine kunder og/eller potensielle kunder), i samsvar med deres forpliktelser i henhold til forskrifter og lovgivning, samt deres egne retningslinjer.

Noen innkjøpsorganisasjoner har inkludert etiske retningslinjer eller lignende retningslinjer som de krever at alle leverandører skal overholde. Disse finner du i trinn 1 under avsnitt 1.5 Samfunnsansvar. For hver innkjøpsorganisasjon du leverer til, kan du se et spørsmål i denne delen, selv om ikke alle innkjøpsorganisasjoner har inkludert et spørsmål.

Spørreskjemaet kan fylles ut av flere avdelinger og personer, hvis du ønsker det.

For å gjøre dette enklere har vi lagt inn en funksjon der du kan invitere kolleger til å få tilgang til spørreskjemaet. Klikk på "Brukeradministrasjon" i navigasjonsfeltet til venstre for å se alle brukere som har tilgang til systemet.

For å invitere kollegene dine klikker du på den rosa "Legg til bruker"-knappen øverst til høyre på skjermen. Du vil da få opp et skjema. Fyll ut alle obligatoriske felt, og klikk deretter på Legg til-knappen.

Endring av primærbruker (admin)

Fra tid til annen kan det være lurt å endre hvem som er primærkontakt og administrator for organisasjonen.

Dette gjør du ved å klikke på fornavnet til brukeren du ønsker å oppdatere, slik at du kommer til Rediger bruker-skjemaet.

Her kan du endre brukerens opplysninger og nominere vedkommende som administrator (primærkontakt) for organisasjonen ved hjelp av vippebryteren nederst i skjemaet.

Når du har svart på alle obligatoriske spørsmål, er spørreskjemaet klart til å sendes til Hellios' verifiseringsteam, som vil kontrollere svarene dine og gi deg råd om eventuelle avklaringer på svarene du har gitt. Vær oppmerksom på at det kan ta opptil fem virkedager før spørreskjemaet ditt blir verifisert.

For å sende inn spørreskjemaet for verifisering klikker du på knappen "Send inn" på siden Spørreskjema.

Merk: Hvis knappen ikke er aktiv (gråtonet), må du først sjekke at du har svart på alle obligatoriske spørsmål. Hvis alle spørsmålene er besvart, må du kontrollere om administrasjonsgebyret er betalt, hvis det er aktuelt.

Før du sender inn spørreskjemaet, blir du bedt om å fylle ut erklæringen.

Når du har sendt inn spørreskjemaet for verifisering, vil du se at alle spørsmålsfeltene nå er låst for redigering. Spørreskjemaet ditt vil forbli i denne tilstanden mens Hellios verifiserer svarene dine. Hvis noen av svarene dine krever utdyping, vil Hellios varsle deg via e-post, og svarene dine vil bli låst opp for redigering.

Mens du verifiserer, vil dashbordet ditt også gjenspeile posisjonen din i prosessen.

Hvis det ikke er behov for avklaringer, vil Hellios publisere spørreskjemaet ditt. Se avsnittet "verifisering" nedenfor for mer informasjon om verifiseringsprosessen.

Leverandørstøtteteamet er tilgjengelig for å hjelpe deg med eventuelle spørsmål du måtte ha. Se siden Kontakt oss her: https://hellios.com/contact-and-locations eller send en e-post til fsqs-nord@hellios.info med henvisning til firmanavn, registrert nettsamfunn og unik Hellios-ID.

Hellios verifiserer alle svarene opp mot et sett med retningslinjer som er fastsatt av innkjøpsorganisasjonene (dine kunder og/eller potensielle kunder). Vi prøver så langt det er mulig å sørge for at alle spørsmål er tydelige, og mer komplekse spørsmål støttes av hjelpetekst på skjermen eller lenker til ytterligere informasjon. Noen nyttige tips for å bestå verifisering første gang inkluderer

• Sørg for at alle svarene som gis er nøyaktige, oppdaterte og direkte knyttet til den juridiske enheten som registreres.
  • Informasjon som vi vanligvis må returnere til leverandørene for å få avklart, omfatter samsvarende juridiske opplysninger om selskapet (firmanavn, registreringsnummer, merverdiavgift osv.) og den siste publiserte årsomsetningen og antall ansatte.
• Sørg for at alle opplastede dokumenter enten er i navnet til nøyaktig den juridiske enheten som skal registreres, eller at det er en tydelig henvisning til denne juridiske enheten i dokumentene.
  • Informasjon som vi vanligvis må returnere til leverandørene for å få avklart, omfatter sertifikater som står i en annen juridisk enhets navn, eller opplysninger i dokumentet som ikke stemmer overens med opplysningene i spørreskjemaet.

Hvis det er behov for presiseringer i forhold til noen av svarene dine, vil du få beskjed om dette via e-post. Du må logge inn igjen umiddelbart for å endre svarene dine.

Når du logger inn, vil du legge merke til at spørreskjemaikonet på navigasjonslinjen har et nummer. Dette er en summering av antall spørsmål som krever din oppmerksomhet. Du vil også legge merke til en boks for verifiseringstilbakemelding øverst på dashbordet. I denne boksen finner du en liste over alle spørsmål som krever din oppmerksomhet.

Klikk på spørreskjemaikonet i navigasjonsfeltet for å få tilgang til spørreskjemaet ditt.

Tilbakemeldingskommentarene er oppført i den rosa boksen øverst på spørreskjemasiden. Du kan klikke på hver kommentar for å se de relaterte spørsmålene i hver avsnitt.

Eventuelle avsnitt med kommentarer er også uthevet på hvert avsnittskort, og du kan se alle avsnittskortene på spørreskjemasiden og klikke på et avsnittskort som krever din oppmerksomhet.

Gå gjennom tilbakemeldingene, og endre svarene dine i henhold til disse. Når du har tatt hensyn til ALLE tilbakemeldinger, sender du inn spørreskjemaet på nytt slik at Hellios' verifiseringsteam kan gjennomgå det.

Hvis du blir bedt om å utdype noen av svarene dine og du enten ikke forstår eller er enig i det vi ber deg om å utdype, ber vi deg ta kontakt med oss umiddelbart. Hvis du returnerer spørreskjemaet til oss uten å ta stilling til de avklaringene vi har bedt om, kan det føre til at organisasjonen din blir forsinket, ettersom vi ikke kan publisere spørreskjemaet før alle avklaringene er på plass.

ESG-analyse er et innovativt tillegg til Hellios-plattformen, som bruker en rettferdig og datadrevet metode for å omdanne eksisterende leverandørdata til omfattende poengsummer og tiltak som leverandørene kan iverksette for å komme videre med sin ESG-strategi. Til sammen gir disse poengene og tiltakene en presis og transparent oversikt over et selskaps ESG-resultater.

ESG-analyse er tilgjengelig for leverandører og innkjøpere på Hellios-plattformen uten ekstra kostnad.

Det kreves ingen tilleggsinformasjon fra leverandørene, ettersom ESG-analysen beregnes ut fra eksisterende leverandørdata.

Den enkleste og mest presise måten å få en helhetlig oversikt på, er å sammenligne begge ESG-analysene.

Leverandørene sammenlignes med andre organisasjoner av tilsvarende størrelse.

Innholdet i Hellios-spørreskjemaet styres av kjøpermedlemmene, så ESG-analysen er bransjespesifikk.

ESG-analysens poengsummer kan peke ut områder som kan forbedres, og skape positive endringer i tråd med bransjestandarder. Leverandører som viser sitt engasjement for ESG gjennom disse poengene, kommuniserer sitt engasjement for miljømessig og sosialt ansvar til kundene sine.

ESG-analysen gir to poengsummer: en absolutt poengsum som objektivt evaluerer hver leverandørs svar, og en relativ poengsum som sammenligner hver leverandørs prestasjoner med andre leverandører av tilsvarende størrelse, noe som gir verdifull innsikt i deres posisjon i bransjen.

Dette vises for totalen, for hver søyle og for hvert tema.

For ytterligere informasjon, kontakt oss på

JOSCAR (forsvar og romfart)

E: joscar@hellios.com

JOSCAR – AU (forsvar og romfart)

E: joscar@hellios.com.au

FSQS (finansielle tjenester)

E: fsqs@hellios.com

FSQS-NL (finansielle tjenester)

E: fsqs-nl@hellios.info

FSQS-ES (finansielle tjenester)

E: fsqs-es@hellios.info

FSQS-NORD (finansielle tjenester)

E: fsqs-nord@hellios.info

Innkjøpsorganisasjonene krever at leverandørene holder informasjonen oppdatert. Alle leverandører må oppdatere og sende inn informasjonen sin på nytt hvert år. Leverandørene blir varslet om behovet for fornyelse seks uker før fornyelsesdatoen. De aller fleste av de nåværende svarene er tilgjengelige for gjennomgang, og spørreskjemaet trenger derfor ikke å fylles ut fra bunnen av. Det er et lite antall spørsmål der svarene er fjernet fordi innkjøpsorganisasjonene ønsker å få svarene bekreftet på nytt.

Fornyelse av opplysningene dine følger samme innsendings- og verifiseringsprosess som ved første gangs utfylling. Fornyelsesdatoen vises i den første oppsummeringsflisen fra det øyeblikket du fullfører prosessen første gang.

Merk: Det er viktig at du fullfører fornyelsen innen den angitte fristen, da dette er årsdatoen din og ikke kan endres eller forlenges. Hvis fornyelsen ikke fullføres i tide, endres organisasjonsstatusen din til Utløpt, og opplysningene dine vil ikke lenger være tilgjengelig for innkjøperorganisasjonene i samfunnet.

Det er viktig at opplysningene dine til enhver tid er oppdatert. I tillegg til den årlige fornyelsen og utløpet av dokumenter, vil du når som helst kunne få tilgang til og oppdatere opplysningene dine. Det finnes vanligvis en rekke viktige utløsende faktorer for å oppdatere opplysningene dine:

• Bedriften din har blitt omstrukturert, nøkkelpersoner har skiftet ut, eller produktene eller tjenestene som leveres, har endret karakter eller må oppdateres.
• En annen kunde av bedriften din har sluttet seg til nettsamfunnet, og opplysningene dine må oppdateres for å være relevant for varene eller tjenestene du leverer til dem.
• Innkjøpsorganisasjonene har lagt til nye spørsmål i spørreskjemaet, og de kan ikke vente til den årlige fornyelsen før de blir besvart.

Før du kan gjøre en oppdatering, må du først låse opp spørreskjemaet ditt. Dette gjør du ved å logge inn i systemet som vanlig og navigere til spørreskjemaet ditt. Du vil legge merke til at spørsmålene er låst og ikke kan oppdateres. Du låser dem opp ved å klikke på knappen "Start oppdatering" på oversiktssiden for spørreskjemaet.

Klikk på knappen for å få opp en bekreftelsesmelding. Klikk på "Ja" for å fortsette å låse opp og oppdatere spørreskjemaet.

Eventuelle oppdateringer du gjør i spørreskjemaet ditt, vil IKKE være synlige for kjøperne før endringene er verifisert og publisert av Hellios' verifiseringsteam.

Hvem eier og har tilgang til informasjonen vi oppgir?

Alle data du legger inn i Hellios-systemet eies av deg som leverandør. De vil kun bli delt med de innkjøpsorganisasjonene som er medlemmer av nettsamfunnet, og vil ikke bli delt med andre tredjeparter.

Vil andre leverandører eller konkurrentene mine ha tilgang til opplysningene mine?

Andre leverandører vil ikke ha tilgang til informasjonen du oppgir. Den er kun tilgjengelig for innkjøpsorganisasjonene i lokalsamfunnet. Hver innkjøpsorganisasjon har undertegnet en konfidensialitetsavtale med Hellios.

Hvor sikker vil opplysningene mine være?

Alle leverandøropplysninger lagres i Tier 4, SSAE18 SOC2 Type II-sertifiserte datasentre i Storbritannia. Kryptering i henhold til de nyeste bransjestandardene benyttes, sammen med cybersikkerhetstiltak som ukentlige skanninger og penetrasjonstesting. Hellios sørger for at den begrensede mengden personopplysninger som samles inn, er helt i samsvar med GDPR og Data Protection Act 2018. Hellios er sertifisert i henhold til ISO27001 og Cyber Essentials Plus, standarden til National Cyber Security Centre, som støttes av den britiske regjeringen.

Er det en avgift å betale?

Administrasjonskostnadene ved driften av nettsamfunnene våre finansieres i nettsamfunn av kjøpermedlemmene og de største leverandørene. Trinn 1 er gratis for alle leverandører. Hvis du må fullføre trinn 2-kvalifiseringen, kan det hende du må betale en avgift avhengig av størrelsen på bedriften din. Hellios vil informere om eventuelle gebyrer når du blir invitert til å registrere deg.

Kan alle leverandører søke om å bli med i et nettsamfunn?

Nei, kvalifisering skjer kun etter invitasjon.

Hvor lenge er registreringen gyldig?

Registreringen er gyldig i 12 måneder fra datoen for første innsending av spørreskjemaet, og deretter for hver påfølgende 12-månedersperiode hver gang bedriften fornyer seg. Hellios sender ut påminnelser til leverandørene 6 uker før utløpsdatoen for kvalifiseringen.

Må jeg oppgi priser og kommersielle opplysninger?

Nei, du vil ikke bli bedt om å oppgi noen priser eller kommersiell informasjon.

Vil opplysningene mine bli gitt til andre organisasjoner?

Vi vil ikke bruke opplysningene dine til noe annet formål enn å dele dem med kjøpermedlemmene i nettsamfunnet eller for å holde deg informert om relevante nyheter og informasjon i forbindelse med nettsamfunnene. Vi behandler opplysningene konfidensielt, og det er kun du selv og kjøperne som er registrert i nettsamfunnet som ser opplysningene dine. Hver kjøper inngår en avtale som sikrer at de er klar over og samtykker i å respektere konfidensialiteten til informasjonen som gis.

Jeg har fått en e-post fra Hellios, hva må jeg gjøre?

Du har sikkert nylig mottatt en melding fra en av innkjøperne dine om at Hellios' kvalifiseringssystem er en forbedret måte å håndtere informasjon om leverandørsikkerhet og overholdelse av retningslinjer på. Det første steget mot kvalifisering og samsvar er å følge instruksjonene for å opprette en konto i Hellios-systemet, og deretter fylle ut og sende inn spørreskjemaet innen fristen som er angitt i invitasjons-e-posten din, og som vises i systemet.

Jeg har blitt bedt om å utdype svarene mine, men vet ikke hvorfor?

Våre verifiseringsansvarlige er her for å hjelpe deg med å sikre at informasjonen du har oppgitt, oppfyller kravene til kjøpermedlemmene, og for å veilede deg gjennom eventuelle avklaringer som vi måtte trenge. Du må logge deg inn i leverandørportalen igjen og sjekke alle spørsmål som er merket med et gult advarselsikon. Verifiseringsansvarlig din vil legge igjen kommentarer som kan hjelpe deg.

Hvordan tilbakestiller jeg et passord jeg har mistet eller glemt?

Klikk på lenken "Glemt passord" på påloggingssiden for leverandørportalen, og følg instruksjonene for å tilbakestille passordet. Ytterligere instruksjoner er tilgjengelige her.

Hvordan får jeg et registrert sertifikat?

Når spørreskjemaet ditt er publisert, sender vi et registrert sertifikat til primærkontakten din. Hvis du vil be om flere sertifikater, kan du gå til Kontakt oss-siden eller sende en e-post til fsqs-nord@hellios.info med henvisning til firmanavn, registrert nettsamfunn og unik Hellios-ID.

Må jeg fylle ut spørreskjema for trinn 2?

Spørreskjemaet i trinn 2 er avhengig av svarene som er gitt i trinn 1, basert på kravene fra kjøperne i samfunnet. Når trinn 1 er fullført, vil systemet automatisk informere deg om hvorvidt trinn 2 er nødvendig.

Hvordan vet jeg når fornyelsesfristen min er?

Fornyelsesdatoen din vises i leverandørportalen når du har fullført prosessen for første gang. Hellios vil også kontakte deg 6 uker før fornyelsesdatoen. På den måten får du nok tid til å gjennomgå og sende inn svarene dine på nytt og oppdatere oss om eventuelle endringer.

Hva skjer hvis dokumentene mine har gått ut på dato?

Dokumentstatusen vises i leverandørportalen, slik at du kan holde oversikt over når dokumentene må oppdateres. Hellios vil også kontakte deg. Når et dokument utløper, må du logge deg på leverandørportalen og oppdatere eventuelle utløpte dokumenter. Hellios verifiserer deretter eventuelle nye opplysninger eller dokumenter og publiserer informasjonen.

Hva må jeg gjøre hvis vi endrer firmanavn eller juridisk enhet?

Hvis firmanavnet ditt endres, må du logge deg på leverandørprofilen din, oppdatere spørsmål 1.1.1 Fullstendig firmanavn og sende inn endringen til oss.

Hvis selskapet ditt endrer juridisk enhet, f.eks. organisasjonsnummer, kan det være nødvendig å opprette en ny konto. For å få dette til, kontakt Hellios på +4532756080.

Hva skal jeg gjøre hvis primærkontakten har endret seg?

Det er mulig å endre primærkontakt (administrator) ved hjelp av funksjonen Rediger bruker i leverandørportalen. Når du endrer primærkontakt, vil all fremtidig korrespondanse, inkludert e-post, bli sendt til den nye kontaktpersonen.

Se hjelpeartikkelen - Deling av spørreskjema med kolleger.