Hjelp & Støtte Til Kjøpere

Tilgang til Hellios-nettsamfunnene administreres av den eller de personene som er utpekt i organisasjonen din. Hellios kan ikke gi tilgang uten autorisasjon fra en navngitt person. Hvis du er usikker på hvem dette er, kan du kontakte supportteamet via fsqs-nord@hellios.info eller +4532756080.

Før du får tilgang til nettsamfunnene våre, vil du få tilsendt en e-post med en invitasjon som ligner på den som vises nedenfor. For å sikre at du mottar all kommunikasjon fra Hellios, må du hviteliste alle e-poster fra hellios.com-domenet (det kan hende du må spørre IT-avdelingen din om dette).

E-posten inneholder en unik lenke for din organisasjon. Ved å klikke på knappen "KOM I GANG" kommer du til følgende side, der du kan angi passordet ditt for første gangs tilgang:

Skriv inn passordet du har valgt, i den angitte boksen, og bekreft det deretter på nytt.

Merk: Når du angir passordet ditt, blir du bedt om å gjøre det sterkt ved å sørge for at det har minst 8 tegn og inneholder følgende: små bokstaver, store bokstaver, tall og spesialtegn.

Når du er ferdig, klikker du på send-knappen for å angi passordet ditt.

Du kommer da til systemets hovedpåloggingsside.

Gå til påloggingssidene her: https://hellios.com/login/buyer

Skriv inn brukernavn og passord, og klikk deretter på den rosa "Logg inn"-knappen for å få tilgang til systemet.

Hvis du i fremtiden glemmer passordet ditt, klikker du bare på lenken "Husker du ikke passordet ditt?" på påloggingssiden, for å starte prosessen med å fornye passordet. Når du har klikket på lenken, får du opp følgende skjermbilde:

Skriv inn e-postadressen du bruker som brukernavn, og klikk på "SEND EMAIL". E-posten vil inneholde en lenke som du må klikke på for å komme til siden der du kan tilbakestille passordet ditt.

Merk: Når du angir passordet ditt, blir du bedt om å gjøre det sterkt ved å sørge for at det har minst åtte tegn og inneholder tre av følgende: små bokstaver, store bokstaver, tall og spesialtegn.

Etter at du har logget inn, ser du først startsiden din.

Herfra får du tilgang til de viktigste funksjonene i systemet, enten via de tre boksene (Source Suppliers/Quick Search/Invite Supplier) eller via navigasjonsikonene øverst på siden.

De viktigste funksjonene i systemet inkluderer:

• Leverandørsiden - på denne siden kan du se alle leverandører i nettverket ditt, leverandører som er tagget til organisasjonen din, og leverandører du følger. Du kan også bruke flere filtre på denne siden for å finne spesifikke leverandører som samsvarer med kriteriene dine.
• Hurtigsøk - søk etter leverandører på hjemmesiden, etter navn, sted, risikonivå, status eller identifikasjonsnummer.
• Inviter leverandør - hvis du ønsker å invitere en ny leverandør til å bli med i nettsamfunnet, må du først sjekke at vedkommende ikke allerede er registrert ved å søke på firmanavnet så bredt som mulig. Prøv for eksempel å søke etter "Hellios" i stedet for "Hellios Information Limited".
• Rapporter - dette området på portalen inneholder et rapporteringsverktøy og BI-instrumentbord (Business Intelligence). På denne siden kan du vise, opprette og eksportere rapporter for å analysere leverandørdata i organisasjonen eller på tvers av fellesskapet.
• Brukeradministrasjon - her kan du legge til nye brukere fra organisasjonen din, eller gjøre endringer i eksisterende brukere.
• Min profil - oppdater din egen konto og profil her.

Merk: Funksjonene kan variere avhengig av tilgangsnivået ditt.

Please note: Features may vary depending on your access level.

Bruk søkefeltet (uthevet nedenfor) på startsiden til å skrive inn navn, sted, risikonivå, status eller identifikasjonsnummer for leverandøren du ønsker å finne.

Hvis leverandøren er registrert, vil informasjonen vises i søkeresultatene:

For å få tilgang til leverandøroppføringen klikker du bare på leverandørens navn:

Dette tar deg videre til siden med leverandøroversikten:

Fra denne siden kan du:

• Se leverandørens status for spørreskjema, dokumentstatus og dato for fornyelse eller frist.
• Se de primære kontaktopplysningene for leverandøren.
• Se leverandørens SME-avgjørelse.
• Last ned en PDF-fil med leverandørens opplysninger og publisert informasjon.
• Se leverandørens fullstendige offentliggjorte svar på spørreskjemaet og dokumenter.
• Merk leverandøren til organisasjonen din (hvis du er admin-bruker).
• Følg leverandøren for å motta varsler til e-postadressen din.
• Se leverandørens siste årlige omsetning og antall ansatte.
• Se produktene og tjenestene som leveres av leverandøren.
• Se alle retningslinjer/akkrediteringer/forsikringer som leverandøren har.

Merk: Noe av informasjonen ovenfor vil bare være tilgjengelig for leverandører med et publisert spørreskjema.

Under modulen Bedriftsinformasjon finnes det tre bokser med opplysninger om leverandøren:

• Status for spørreskjemaet
• Status for dokumenter
• Frist for spørreskjema eller fornyelse

Status for spørreskjemaet

Dette indikerer leverandørens RAG-status for fullføring eller fornyelse av spørreskjemaet. For nåværende, publiserte leverandører vil dette være Complete og Green.

Andre statuser du kan se her, er blant annet Invitert, Pågående, Under validering eller Utløpt. Hvis statusen er gul, har leverandøren frist til å fylle ut spørreskjemaet i løpet av de neste to ukene. Hvis den er rød, har leverandøren overskredet fristen for ferdigstillelse eller fornyelse.

Documents status

Dette indikerer gyldigheten av leverandørens dokumenter, for eksempel forsikringer og sertifiseringer. Grønn farge betyr at alle dokumenter er datert.

Gult betyr at ett eller flere dokumenter snart utløper eller nylig har utløpt. Hvis statusen er rød, er ett eller flere av leverandørens dokumenter ikke oppdatert innen den fire uker lange fristen etter utløpet.

Frist for spørreskjema / Fornyelse av spørreskjema

Dette angir datoen leverandøren må fylle ut eller fornye spørreskjemaet innen.

For å se leverandørens spørreskjema, klikker du bare på "Spørreskjema" i navigasjonspanelet.

Dette vil laste opp en liste over de delene av spørreskjemaet som leverandøren har fylt ut. Klikk på seksjonsnavnene for å se leverandørens tilhørende informasjon og dokumenter. Du kan også krysse av for "Utvid alle" for å utvide alle seksjoner.

Leverandørens svar på spørreskjemaet kan også lastes ned som PDF. Klikk på knappen "Nedlastinger" til høyre på siden, og klikk deretter på "Spørreskjema" for å laste ned en fullstendig kopi av leverandørens opplysninger og svar på spørreskjemaet.

Merk: Bare admin-brukere kan be om nye leverandører.

Hvis du ønsker å invitere en ny leverandør til å bli med i fellesskapet, må du først sjekke at vedkommende ikke allerede er registrert ved å søke på firmanavnet så bredt som mulig. Prøv for eksempel å søke etter "Hellios" i stedet for "Hellios Information Limited".

Hvis du oppdager at leverandøren ikke allerede er registrert, klikker du bare på knappen "Inviter leverandør" på hjemmesiden.

Dette åpner følgende skjema.

Fyll ut all informasjon, og klikk deretter på "Fortsett"-knappen nederst i høyre hjørne. Når du har bekreftet at alle opplysningene er korrekte, klikker du på "Inviter leverandør" for å sende inn invitasjonsforespørselen. Når vi mottar forespørselen din, vil Hellios gjennomgå og verifisere leverandøren før vi behandler invitasjonen, normalt innen én arbeidsdag.

Alle felt som ikke er merket med "valgfritt", må fylles ut før "Fortsett"-knappen aktiveres.

Hellios erkjenner at leverandører av og til har behov for å fullføre prosessen raskere, og har derfor inkludert et "fast track"-alternativ. Hvis du vil registrere en leverandør raskt, krysser du av for "Yes onboard urgently" nederst på siden.

Merk: Hurtigsporet er kun beregnet for unntaksvis bruk.

Systemet inneholder en "Følg"-funksjon som gjør det mulig for brukerne å motta daglige e-postvarsler om utvalgte leverandørers registreringer.

Hvis du velger å følge en leverandør, vil du få tilsendt e-postoppdateringer daglig eller når det skjer en endring i leverandørens status i spørreskjemaet, dokumentstatus, CompanyWatch H-Score eller R.A.G.-status.

Du kan velge å "Følge" en leverandør enten fra søkeresultatsiden eller fra leverandørregistervisningen:

Hvis du klikker på stjerneikonet for å følge en leverandør, åpnes følgende boks. Her kan du velge hvilke endringer du ønsker å spore for den aktuelle leverandøren.

Du vil da se at "Følg"-knappen på leverandørsiden endres til "Følges", og at "Følg"-stjerneikonet i søkeresultatene endres til en blå stjerne:

Merk: Bare admin-brukere kan tagge leverandører

Tagging av lverandører er en enkelt måte å knytte denne leverandøren til organisasjonen din på for:

• Rapportering og dashbord.
• Dermed vet Hellios at de skal administrere leverandøren på dine vegne.
• Og slik blir leverandøren blir presentert for spørsmålene om etterlevelse av de etiske retningslinjene i trinn 1, hvis det er relevant.

Her kan du lagre informasjon, kommentarer og dokumenter om leverandøren som bare kolleger i organisasjonen din kan se.

For å tagge en leverandør klikker du enten på "Tag"-knappen ved siden av hver leverandør som er oppført i søkeresultatene:

Eller klikk på "Din informasjon" på leverandørsiden:

Du kommer da til følgende skjermbilde der du kan legge til informasjon. Skriv inn en verdi i "Leverandør-ID"-feltet for å merke leverandøren til organisasjonen din:

Systemet lagrer automatisk all informasjon du legger til. Så snart du legger til en leverandør-ID, blir leverandøren "merket", noe som vises under leverandørens navn og i søkeresultatlisten.

Bruk det forbedrede rapporteringsverktøyet til å opprette, lagre og eksportere kraftige rapporter på tvers av organisasjonens leverandørfellesskap.

Klikk på rapport-ikonet i hovednavigasjonen øverst på siden for å få tilgang til rapporter.

På denne siden ser du tre faner:

• Fellesskapsrapporter - felles rapporter som er tilgjengelige for alle brukere av nettsamfunnet
• Kjøperrapporter - rapporter som er spesifikke for din organisasjon
• Mine rapporter - rapporter som bare er synlige for deg

Du kan også planlegge at en rapport skal kjøres på et bestemt tidspunkt og sendes direkte til innboksen din eller en kollegas e-post. Dette gjør du ved å høyreklikke på den aktuelle rapporten og velge "planlegg".

Hvis du klikker på "Opprett tidsplan", vises følgende skjermbilde der du kan angi dato og klokkeslett for når du vil motta rapporten, og om den skal være gjentakende.

Til slutt klikker du på fanen Varsler for å angi hvor du vil at rapporten skal sendes til. Du kan sende til flere personer, bare legg til e-postadressene deres atskilt med komma. Hvis du bare vil vite at rapporten er kjørt og sendt ut, legger du bare til kontaktopplysningene dine i skjemaet "Send jobbstatusvarsler" på høyre side.

ESG-analyse er et innovativt tillegg til Hellios-plattformen, som bruker en rettferdig og datadrevet metode for å omdanne eksisterende leverandørdata til omfattende poengsummer og tiltak som leverandørene kan iverksette for å komme videre med sin ESG-strategi. Til sammen gir disse poengene og tiltakene en presis og transparent oversikt over et selskaps ESG-resultater.

ESG-analyse er tilgjengelig for leverandører og innkjøpere på Hellios-plattformen uten ekstra kostnad.

Det kreves ingen tilleggsinformasjon fra leverandørene, ettersom ESG-analysen beregnes ut fra eksisterende leverandørdata.

Den enkleste og mest presise måten å få en helhetlig oversikt på, er å sammenligne begge ESG-analysene.

Leverandørene sammenlignes med andre organisasjoner av tilsvarende størrelse.

Innholdet i Hellios-spørreskjemaet styres av kjøpermedlemmene, så ESG-analysen er bransjespesifikk.

ESG-analysens poengsummer kan peke ut områder som kan forbedres, og skape positive endringer i tråd med bransjestandarder. Leverandører som viser sitt engasjement for ESG gjennom disse poengene, kommuniserer sitt engasjement for miljømessig og sosialt ansvar til kundene sine.

ESG-analysen gir to poengsummer: en absolutt poengsum som objektivt evaluerer hver leverandørs svar, og en relativ poengsum som sammenligner hver leverandørs prestasjoner med andre leverandører av tilsvarende størrelse, noe som gir verdifull innsikt i deres posisjon i bransjen.

Dette vises for totalen, for hver søyle og for hvert tema.

For ytterligere informasjon, kontakt oss på

JOSCAR (forsvar og romfart)

E: joscar@hellios.com

JOSCAR – AU (forsvar og romfart)

E: joscar@hellios.com.au

FSQS (finansielle tjenester)

E: fsqs@hellios.com

FSQS-NL (finansielle tjenester)

E: fsqs-nl@hellios.info

FSQS-ES (finansielle tjenester)

E: fsqs-es@hellios.info

FSQS-NORD (finansielle tjenester)

E: fsqs-nord@hellios.info

Når du klikker på knappen "Legg til bruker", åpnes et skjema der du kan legge til opplysninger om den nye brukeren.

Fyll ut skjemaet, og klikk deretter på "Legg til"-knappen for å legge til brukeren.

Klikk på brukerens navn for å få tilgang til kontoen, gjør eventuelle endringer og klikk deretter på "Lagre".

Endringene trer i kraft umiddelbart.

Det finnes tre mulige roller for brukere - Standard, Standard Plus og Admin.

Alle brukere kan søke, vise rapporter, se dashbord, følge leverandører og se hvilke leverandører som er tagget til organisasjonen din.

Standard plus- og admin-brukere har i tillegg muligheten til å invitere nye leverandører.

Som admin-brukere kan du også

• Opprette nye brukere fra organisasjonen din
• Administrere eksisterende brukere fra organisasjonen din
• Merke og fjerne merking av leverandører

Bruk delen "Min profil" til å administrere din egen kontoinformasjon og legitimasjon.

Klikk på "Meny" øverst, og deretter på "Min profil" i navigasjonspanelet til venstre. Her kan du oppdatere opplysningene dine.

Merk: Du kan ikke endre e-postadressen din, ettersom den er knyttet til systemtilgangen din. Hvis du vil endre e-postadressen din, kan du kontakte supportteamet via fsqs-nord@hellios.info eller +4532756080.