Hjelp og støtte for kjøpere

Denne veiledningen er skrevet for å hjelpe kjøpere ved bruk av de tjenestespesifikke spørsmålene i Hellios' kjøperportaler.

Vi har utarbeidet en trinnvis veiledning som beskriver hvordan du bruker tjenestespesifikke spørsmål, og en liste over ofte stilte spørsmål (FAQ) for å hjelpe deg med eventuelle spesifikke spørsmål.

Funksjonaliteten Service Specific Questions (SSQ) er utviklet for å stille leverandørene spørsmål om servicenivå, spesielt for leverandører som leverer en kritisk tjeneste til organisasjonen din. Introduction

SSQ-er gjør det mulig for organisasjonen din å stille spørsmål om servicenivå til leverandørene av IKT-tjenester. Den nye funksjonaliteten utfyller det eksisterende spørreskjemaet og er integrert i portalen.

Due to the changing regulatory landscape impacting the buyer organisations who use Hellios, there has been a shift in focus for organisations to collect key data points relating to service specific requirements.

The SSQ functionality will enable you to collect service-level data for suppliers providing a critical service to your organisation. You will be able to collect data relating only to the critical services you are interested in.

Følg trinnene nedenfor for å nominere leverandøren din til SSQs.

Velg leverandør

Først logger du inn på den sikre portalen <her> og finner leverandøren du ønsker å nominere i portalen.

Deretter klikker du på SSQ-fanen på leverandørsiden.

Merk: Sørg for at du først er tagget til leverandøren før du nominerer dem til SSQ-er.

Opprett spørreskjema(er) for tjenesten din

For å legge til et tjenestespesifikt spørreskjema for denne leverandøren fyller du ut de tre feltene i den grå boksen øverst på SSQ-siden:

1. Velg en taksonomi: Velg det produktet eller den tjenesten du er interessert i fra leverandøren.
2. Beskrivelse av tjenesten: Angi tjenesten som utføres mellom deg og leverandøren din. Leverandøren vil bli bedt om å kun svare på spørsmål knyttet til denne tjenesten.
3. Risikodomene: Velg det tilknyttede risikoområdet du trenger å stille spørsmål om.

Når du har fylt ut de tre feltene, klikker du på "Legg til" for å inkludere SSQ i oppsummeringstabellen. Hvis du vil at leverandøren skal svare på et annet tjenestespørreskjema, velger du ytterligere tre felter og klikker på "Legg til" igjen.

Merk: Hvis du er en Standard- eller Standard plus-bruker, har du bare tillatelse til å se tjenestespørreskjemaer. Du må være administratorbruker for å legge til et nytt spørreskjema eller trekke tilbake en nominasjon.

Klikk på Nominer

Når du har lagt til alle SSQ-ene dine i tabellen, klikker du på Nominate øverst i tabellen.

Du kan følge med på leverandørenes fremgang for hver SSQ i tabellen:

1. Ikke påbegynt: Leverandøren har ikke begynt å svare på denne SSQ-en ennå
2. Pågår: Leverandøren har påbegynt denne SSQ-en, men ikke sendt den inn ennå.
3. Fullført: Denne SSQ-en er sendt inn og tilgjengelig for visning.

Se utfylt(e) spørreskjema(er)

Så snart leverandøren har sendt inn det tjenestespesifikke spørreskjemaet, vil du kunne se informasjonen deres. For å se leverandørens utfylte spørreskjema klikker du på "Vis"-knappen i tabellen.

Merk: Hvis statusen er "Ikke påbegynt" eller "Pågår", har leverandøren ennå ikke fullført SSQ-en. Når leverandøren din har fullført SSQ-en, vil du motta en e-postmelding om dette.

Det er kun kjøperorganisasjonen som har bedt om informasjon om tjenestenivået, som kan se spørreskjemaet.

Admin-brukere kan nominere en leverandør til SSQ-er.

Standard- og Standard plus-brukere kan se eksisterende SSQ-informasjon, men kan ikke opprette en ny SSQ eller trekke tilbake en nominasjon.

Merk: Leverandøren må være tagget til organisasjonen din for å kunne nominere dem til SSQ. Hvis leverandøren ikke har et publisert samfunnsspørreskjema, må de først fylle ut dette før du kan nominere dem til SSQ.

Det tjenestespesifikke spørreskjemaet ditt utløper ikke, men vi oppfordrer leverandørene til å sjekke og oppdatere disse i tråd med spørreskjemaene for samfunnet.

Merk: Hvis leverandørfellesskapets spørreskjema utløper, vil du ikke lenger ha tilgang til å se SSQ-er

Ja. Det koster ikke noe ekstra å bruke funksjonen for tjenestespesifikke spørsmål.

Så snart leverandøren har sendt inn det tjenestespesifikke spørreskjemaet, vil du kunne se informasjonen deres. Du vil motta en e-postmelding når leverandøren din har fullført SSQ-en.

Merk: Det er kun kjøper-brukeren som har sendt inn SSQ-nominasjonen, som vil motta e-postvarselet.

Det finnes ingen fast grense, men SSQ er utformet for å brukes for leverandører med høyest risiko (kritiske leverandører, materialleverandører eller outsourcede leverandører) og er ikke ment å brukes for alle leverandører.

Du kan bare se SSQ-er som har statusen "Fullført".

Hvis statusen for en SSQ endres fra "Completed" til "In-progress", betyr dette at leverandøren er i ferd med å gjøre en oppdatering. Du vil kunne se SSQ-en igjen når leverandøren har sendt inn oppdateringen sin.

En tjenestebeskrivelse er den spesifiserte tjenesten som utføres mellom deg og leverandøren. Når du fyller ut hvert spørreskjema, vil leverandørens svar kun gjelde denne spesifikke tjenesten.

Når du legger til en tjenestebeskrivelse, bør den være tydelig og kortfattet, slik at leverandøren forstår nøyaktig hvilken tjeneste du refererer til.

Taksonomifeltet er en liste over produkter eller tjenester som leverandøren tilbyr, hentet fra trinn 1 i spørreskjemaet. Velg det produktet eller den tjenesten du er interessert i, og som leveres til organisasjonen din.

Ja, leverandører kan når som helst oppdatere SSQ-dataene sine. Du vil motta en e-postmelding når en leverandør har fullført en oppdatering.