Ce guide a été rédigé pour aider des acheteurs qui utilisent la fonctionnalité des Questions spécifiques aux services (SSQ) sur les portails Hellios pour les acheteurs.

Nous avons élaboré un guide étape par étape détaillant la manière de remplir les Questions spécifiques aux services (SSQ) et une liste de questions fréquemment posées (FAQ ou Foire aux Questions) pour vous aider à répondre à toute question spécifique.

La fonctionnalité Questions spécifiques aux services (SSQ) a été conçue pour poser, tout particulièrement aux fournisseurs, des questions sur le « niveau de service », fournissant un service essentiel à votre organisation.

Les SSQ permettront à votre organisation de poser des questions sur le niveau de service à vos fournisseurs de services TIC. La nouvelle fonctionnalité complète le questionnaire communauté existant et est intégrée au portail FSQS-NL.

Un nouveau règlement européen, le Digital Operational Resilience Act (DORA), exige de tous les prestataires de services financiers qu'ils recueillent et communiquent des données sur leurs fournisseurs de services TIC. La conformité au règlement DORA est obligatoire pour les prestataires de services financiers à partir du 17 janvier 2025.

Pour se conformer au règlement DORA, la communauté des acheteurs a décidé d'utiliser FSQS-NL pour recueillir les informations sur les fournisseurs. Le système centralisé permet aux fournisseurs de fournir efficacement des informations dans un format standardisé, en évitant les méthodes hors ligne comme Excel ou les formulaires manuels.. Les fournisseurs peuvent également copier et coller les réponses d'un questionnaire à l'autre.

La fonctionnalité SSQ vous permettra de collecter des données sur le niveau de service auprès des fournisseurs qui proposent un service TIC à votre organisation. Vous pourrez collecter des données qui concernent uniquement les services TIC des fournisseurs qui vous intéressent.

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour nommer votre fournisseur pour les SSQ.

Sélectionnez votre fournisseur

Tout d'abord, connectez-vous au portail sécurisé Ici et localisez le fournisseur que vous souhaitez nommer sur le portail.

Ensuite, cliquez sur l'onglet « SSQ » sur la page du fournisseur.

Attention : Veuillez vous assurer que vous êtes d'abord étiqueté auprès du fournisseur avant de le nommer pour les SSQ.

Créez votre (vos) questionnaire(s) concernant les services

Pour ajouter un questionnaire spécifique à ce fournisseur, remplissez les 3 champs dans la boîte grise en haut de la page SSQ :

1. 1. Sélectionnez une taxonomie: Sélectionnez le produit ou le service du fournisseur qui vous intéresse.
   2. Description du service: Saisissez le service que votre fournisseur vous livre. Le fournisseur aura pour instruction de ne répondre qu'aux questions relatives à ce service.
   3. Domaine de risque: Sélectionnez le domaine de risque associé pour lequel vous devez poser des questions.

   Lorsque vous avez rempli les 3 champs, cliquez sur « Ajouter » pour inclure le questionnaire SSQ dans le tableau récapitulatif. Si le fournisseur doit répondre à un autre questionnaire sur les services, sélectionnez 3 autres champs et cliquez à nouveau sur « Ajouter ».

   Attention : Si vous êtes un utilisateur Standard ou Standard plus, vous n'aurez le droit que de consulter les questionnaires sur les services. Vous devez être un utilisateur Admin pour ajouter un nouveau questionnaire ou supprimer une nomination.

Cliquez sur Nommer

Lorsque vous avez ajouté toutes vos SSQ au tableau, cliquez sur « Nommer » en haut du tableau.

Vous pouvez suivre les progrès des fournisseurs pour chaque questionnaire de SSQ dans le tableau :

1. Pas commencé : Le fournisseur n'a pas encore commencé à répondre à ce questionnaire de SSQ.
2. En cours : Le fournisseur a commencé à répondre à ce questionnaire de SSQ, mais ne l'a pas encore envoyé.
3. Terminé : Ce questionnaire de SSQ a été envoyé et peut être consulté.

Voir le(s) questionnaire(s) rempli(s)

Dès que le fournisseur aura envoyé son questionnaire spécifique aux services, vous pourrez consulter ses informations. Pour consulter le questionnaire rempli par vos fournisseurs, cliquez sur le bouton « Voir » dans le tableau.

Attention: Si le statut est « Pas commencé » ou « En cours », le fournisseur n'a pas encore terminé de répondre. Lorsque votre fournisseur aura rempli son questionnaire, vous recevrez un e-mail de notification.

Seul l'acheteur de l’organisation ayant demandé des informations sur le niveau de service peut consulter le questionnaire de SSQ.

Les utilisateurs Admin peuvent nommer un fournisseur pour les SSQ.

Les utilisateurs Standard et Standard plus peuvent consulter les informations existantes sur les SSQ, mais ne peuvent pas créer un nouveau questionnaire sur les SSQ ni retirer une nomination.

Attention : Le fournisseur doit être étiqueté par votre organisation pour que vous puissiez le nommer pour les SSQ. Si le fournisseur n'a pas publié de questionnaire communautaire, il devra d'abord le remplir avant que vous puissiez le nommer pour les SSQ.

Votre questionnaire spécifique aux services n'expirera pas, mais nous encourageons les fournisseurs à le vérifier et à le mettre à jour en même temps que leurs questionnaires communautaires.

Attention : Si le questionnaire de la communauté des fournisseurs expire, vous n'aurez plus accès à aucun questionnaire de la communauté des fournisseurs.

Oui. L'utilisation de la fonctionnalité des Questions spécifiques aux services n'entraîne aucun coût supplémentaire.

Dès que le fournisseur aura envoyé son questionnaire spécifique aux services, vous pourrez consulter ses informations. Vous recevrez un e-mail de notification lorsque votre fournisseur aura répondu au questionnaire de SSQ.

Attention : Seul l'utilisateur de l’acheteur qui a soumis la nomination SSQ recevra la notification par e-mail.

Il n'y a pas de limite fixe, mais les questionnaires de SSQ sont conçus pour être utilisés pour les fournisseurs présentant les risques les plus élevés (critiques / matériels / externalisés) et ne sont pas destinés à être utilisés par tous les fournisseurs.

Vous ne pouvez consulter que les questionnaires de SSQ dont le statut est « Terminé ».

Si le statut de SSQ est passé de « Terminé » à « En cours », cela signifie que le fournisseur est en train d'effectuer une mise à jour. Vous pourrez à nouveau consulter les SSQ une fois que le fournisseur aura envoyé sa mise à jour.

Il s'agit de la zone de risque associée. Le fournisseur sera interrogé sur ce domaine de risque spécifique, par rapport au service qu'il vous fournit.

Une Description du service correspond au service que le fournisseur vous livre. En remplissant chaque questionnaire, les réponses des fournisseurs ne doivent concerner que ce service spécifique.

Lorsque vous ajoutez une Description de service, celle-ci doit être claire et concise afin que le fournisseur comprenne exactement à quel service vous faites référence.

Le champ Taxonomie est une liste de produits ou de services fournis par le fournisseur, tirée de l'étape 1 de son questionnaire communautaire. Sélectionnez le produit ou le service fourni à votre organisation qui vous intéresse.

Oui, les fournisseurs peuvent mettre à jour leur questionnaire de SSQ à tout moment. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu'un fournisseur aura effectué une mise à jour.