Hilfe und Support für Käufer

Dieser Leitfaden wurde geschrieben, um Einkäufern bei der Verwendung der „servicespezifischen Fragen“ in den Hellios-Käuferportalen zu unterstützen.

Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, in der die Verwendung servicespezifischer Fragen und eine Liste häufig gestellter Fragen (FAQs) aufgeführt sind, um Ihnen bei spezifischen Fragen zu helfen.

Die Funktion „servicespezifische Fragen“ wurde entwickelt, um Lieferanten Fragen zum „Service-Level“ zu stellen, insbesondere Lieferanten, die eine kritische Dienstleistung für Ihre Organisation erbringen.

Servicespezifische Fragen ermöglichen es Ihrer Organisation, Service-Level-Fragen an Ihre IKT-Dienstleister zu stellen. Die neue Funktionalität ergänzt den bestehenden Community-Fragebogen und ist in das Portal integriert.

Eine neue europäische Gesetzgebung, der Digital Operational Resilience Act (DORA), verpflichtet alle Finanzdienstleister, Daten über ihre IKT-Dienstleister zu erfassen und zu melden. Die Einhaltung von DORA ist für Finanzdienstleister ab dem 17. Januar 2025 verpflichtend.

Um DORA zu entsprechen, hat sich die Einkäufer-Community entschieden, FSQS-NL zu verwenden, um ihre Lieferanteninformationen zu erfassen. Das zentralisierte System ermöglicht es Lieferanten, Informationen effizient in einem standardisierten Format bereitzustellen und dabei Offline-Methoden wie Excel oder manuelle Formulare zu vermeiden. Lieferanten können ihre Antworten auch kopierenund in Fragebögen einfügen.

Die Funktion der servicespezifischen Fragen ermöglicht es Ihnen, Service-Level-Daten von Lieferanten zu erheben, die IKT-Dienstleistungen für Ihre Organisation erbringen. Sie können nur Daten erheben, die sich auf die IKT-Dienstleistungen von Lieferanten beziehen, die für Sie von Interesse sind.

Bitte halten Sie sich an die folgenden Schritte, um einen Lieferanten für servicespezifische Fragen zu nominieren.

Lieferanten auswählen

Melden Sie sich zunächst Hier beim sicheren Portal an und suchen Sie den Lieferanten, den Sie im Portal nominieren möchten.

Klicken Sie anschließend auf der Seite des Lieferanten auf die Registerkarte „Servicespezifische Fragen“.

NB: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zuerst mit dem Lieferanten verknüpft sind, bevor Sie ihn für servicespezifische Fragen nominieren.

Service-Fragebogen bzw. Service-Fragebögen erstellen

Um einen servicespezifischen Fragebogen für diesen Lieferanten hinzuzufügen, füllen Sie die 3 Felder im grauen Feld oben auf der Seite der servicespezifischen Fragen aus:

1. Taxonomie auswählen: Wählen Sie das Produkt oder die Dienstleistung des Lieferanten aus, an dem Sie interessiert sind.
2. Servicebeschreibung: Geben Sie die Dienstleistung ein, die zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten durchgeführt wurde. Der Lieferant wird angewiesen, nur Fragen im Zusammenhang mit dieser Dienstleistung zu beantworten.
3. Risikobereich: Wählen Sie den entsprechenden Risikobereich aus, zu dem Sie Fragen stellen möchten.

Wenn Sie die 3 Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die servicespezifischen Fragen in die Übersichtstabelle einzufügen. Wenn Sie möchten, dass der Lieferant einen weiteren servicespezifischen Fragebogen ausfüllt, wählen Sie weitere 3 Felder aus und klicken erneut auf „Hinzufügen“.

NB: Als Standard- oder Standard Plus-Benutzer können Sie nur im Lesemodus auf die servicespezifischen Fragebögen zugreifen. Sie müssen als Benutzer über Admin-Rechte verfügen, um einen neuen Fragebogen hinzuzufügen oder eine Nominierung zu widerrufen.

Nominieren anklicken

Wenn Sie alle Ihre servicespezifischen Fragen zur Tabelle hinzugefügt haben, klicken Sie oben in der Tabelle auf Nominieren.

Sie können den Fortschritt der Lieferanten für jede servicespezifische Frage in der Tabelle verfolgen:

1. Nicht gestartet: Der Lieferant hat noch nicht mit der Beantwortung dieser servicespezifischen Fragen begonnen.
2. In Bearbeitung: Der Lieferant hat diese servicespezifischen Fragen begonnen, aber noch nicht gesendet.
3. Abgeschlossen: Diese servicespezifische Fragen wurden gesendet und sind jetzt einsehbar.

Ausgefüllten Fragebogen/Ausgefüllte Fragebögen anzeigen

Sobald der Lieferant seinen servicespezifischen Fragebogen gesendet hat, können Sie seine Informationen einsehen. Um den ausgefüllten Fragebogen Ihrer Lieferanten anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“ in der Tabelle.

NB: Wenn der Status „Nicht gestartet“ oder „In Bearbeitung“ lautet, hat der Lieferant den servicespezifischen Fragebogen noch nicht abgeschlossen. Wenn Ihr Lieferant seine servicespezifischen Fragen beantwortet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Nur die Einkäuferorganisation, die die Service-Level-Informationen angefordert hat, kann den Fragebogen einsehen.

Admin-Benutzer können einen Lieferanten für servicespezifische Fragen nominieren.

Standard- und Standard Plus-Benutzer können vorhandene Informationen zu servicespezifischen Fragen einsehen, aber keine neuen servicespezifischen Fragen erstellen oder eine Nominierung widerrufen.

NB: Der Lieferant muss mit Ihrer Organisation verknüpft sein, damit er für servicespezifische Fragen nominiert werden kann. Wenn der Lieferant keinen veröffentlichten Community-Fragebogen hat, muss er diesen zuerst ausfüllen, bevor Sie ihn für servicespezifische Fragen nominieren können.

Ihr servicespezifischer Fragebogen läuft nicht ab, aber wir bestärken unsere Lieferanten, diese in Übereinstimmung mit ihren Community-Fragebögen zu überprüfen und zu aktualisieren.

NB: Wenn der Lieferanten-Community-Fragebogen abläuft, können Sie keine servicespezifischen Fragen mehr einsehen.

Ja. Es sind keine zusätzlichen Kosten mit der Nutzung der servicespezifischen Fragen verbunden.

Sobald der Lieferant seinen servicespezifischen Fragebogen gesendet hat, können Sie seine Informationen einsehen. Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, sobald Ihr Lieferant seine servicespezifischen Fragen beantwortet hat.

NB: Nur der Einkäufer-Benutzer, der die Nominierung für die servicespezifischen Fragen eingereicht hat, erhält die E-Mail-Benachrichtigung.

Es gibt kein festes Limit, aber servicespezifische Fragen sind so konzipiert, dass sie für die Lieferanten mit dem höchsten Risiko (kritisch/Material/ausgelagert) verwendet werden können und sind nicht für jeden Lieferanten gedacht.

Sie können nur servicespezifische Fragen einsehen, die den Status „Abgeschlossen“ haben.

Wenn sich der Status der servicespezifischen Fragen von „Abgeschlossen“ auf in „In Bearbeitung“ geändert hat, bedeutet dies, dass der Lieferant gerade eine Aktualisierung vornimmt. Sie können die servicespezifischen Fragen erneut anzeigen, sobald der Lieferant seine Aktualisierung gesendet hat.

Dies ist der damit verbundene Risikobereich. Dem Lieferanten werden Fragen zu diesem speziellen Risikobereich in Relation zu den Dienstleistungen gestellt, die er Ihnen erbringt.

Eine Servicebeschreibung ist die Dienstleistung, die zwischen Ihnen und dem Lieferanten erbracht wird. Beim Ausfüllen jedes Fragebogens beziehen sich die Antworten des Lieferanten nur auf diese spezielle Dienstleistung.

Wenn Sie eine Servicebeschreibung hinzufügen, sollte diese klar und prägnant sein, damit der Lieferant genau versteht, auf welche Dienstleistung Sie sich beziehen, auf die Sie sich beziehen.

Das Feld „Taxonomie“ ist eine Liste von Produkten oder Dienstleistungen, die der Lieferant in Phase 1 seines Community-Fragebogens angegeben hat. Wählen Sie das Produkt oder die Dienstleistung aus, die Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt wird und an dem/der Sie interessiert sind.

Ja, ein Lieferant kann seine Angaben zu den servicespezifischen Fragen jederzeit aktualisieren. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Lieferant eine Aktualisierung abgeschlossen hat.