Hulp en ondersteuning voor Inkopers

Deze handleiding is bedoeld voor inkopers die op de inkopersportals van Hellios gebruikmaken van de optie om dienstspecifieke vragen (SSQ's) te stellen.

We hebben een stapsgewijze handleiding opgesteld voor deze SSQ's en een lijst met veelgestelde vragen (FAQ's) voor het geval u ergens niet uitkomt.

De SSQ-toepassing is ontwikkeld om leveranciers vragen te stellen over hun serviceniveau, met name leveranciers die een cruciale dienst leveren aan uw organisatie.

SSQ's geven uw organisatie de mogelijkheid om uw leveranciers van ICT-diensten vragen te stellen over hun serviceniveau. Deze nieuwe functionaliteit is een aanvulling op de bestaande algemene vragenlijst die leveranciers moeten invullen en is geïntegreerd in de portal.

Volgens een nieuwe Europese wet, de Digital Operational Resilience Act (DORA), zijn alle financiële dienstverleners verplicht om data over hun ICT-leveranciers te verzamelen en daar verslag van te doen. Met ingang van 17 januari 2025 moeten financiële dienstverleners zich aan deze wet houden.

Voor de naleving van DORA heeft onze community van inkopers besloten om via FSQS-NL leveranciersgegevens te verzamelen. Via dit centrale systeem kunnen leveranciers hun informatie op een efficiënte manier aanleveren, in een standaardformaat. Offline oplossingen als Excel of handmatig in te vullen formulieren zijn daardoor niet nodig. Leveranciers kunnen hun antwoorden op de vragen ook kopiëren en in andere vragenlijsten plakken.

Via de SSQ-toepassing kunt u informatie opvragen over het serviceniveau van leveranciers die ICT-diensten leveren aan uw organisatie. U kunt nauwkeurig aangeven van welke ICT-leveranciers u meer gegevens nodig hebt.

Volg de onderstaande stappen om SSQ's naar uw leverancier te sturen.

Selecteer een leverancier

Log Hier in op de beveiligde portal en zoek de gewenste leverancier op.

Klik daarna op het SSQ-tabblad op de pagina van die leverancier.

Let op: Zorg ervoor dat u eerst gekoppeld bent aan de leverancier, voordat u deze SSQ's stuurt.

2. Maak een of meer servicevragenlijsten aan

Klik op 'Toewijzen'

Zodra u alle SSQ's aan de tabel hebt toegevoegd, klikt u op 'Toewijzen' boven aan de tabel.

U kunt voor elke SSQ in de tabel de status volgen en zien of de leverancier de vraag al heeft beantwoord:

1. Niet gestart: De leverancier is nog niet begonnen met het beantwoorden van deze SSQ.
2. Bezig met beantwoorden: De leverancier is gestart met het beantwoorden van deze SSQ, maar heeft de antwoorden nog niet ingediend.
3. Afgerond: Deze SSQ is ingediend en beschikbaar om te bekijken.

Ingevulde vragenlijsten bekijken

Zodra de leverancier de dienstspecifieke vragenlijst heeft ingediend, kun u de informatie bekijken. Klik in de tabel op 'Bekijken' om de ingevulde vragenlijst van uw leverancier te bekijken.

Let op: Is de status ‘Niet gestart’ of ‘Bezig met antwoorden’, dan heeft de leverancier de SSQ-vragenlijst nog niet afgerond. Zodra uw leverancier de SSQ-vragenlijst heeft ingediend, ontvangt u daarvan bericht per e-mail.

Alleen de organisatie van de inkoper die de informatie over het serviceniveau heeft aangevraagd, kan de vragenlijst inzien.

Alleen Admin-gebruikers kunnen SSQ's aan een leverancier toewijzen.

Standard- en Standard plus-gebruikers kunnen wel bestaande SSQ-informatie bekijken, maar geen nieuwe SSQ toevoegen of een vragenlijst intrekken.

Let op: De leverancier moet aan uw organisatie gekoppeld zijn voordat u die een SSQ-verzoek kunt sturen. Als leveranciers de algemene vragenlijst nog niet hebben ingevuld en ingediend, moeten ze dat eerst doen voordat u ze een SSQ-vragenlijst kunt sturen.

Uw dienstspecifieke vragenlijst heeft geen vervaldatum, maar we nodigen leveranciers uit om deze af te stemmen op hun algemene vragenlijst en zo nodig bij te werken.

Let op: Zodra de algemene leveranciersvragenlijst verloopt, hebt u geen toegang meer tot de SSQ's.

Ja. Er zijn geen extra kosten verbonden aan de SSQ-functionaliteit.

Zodra de leverancier de dienstspecifieke vragenlijst heeft ingediend, kun u de informatie bekijken. U ontvangt een bericht per e-mail als een leverancier de SSQ-vragenlijst heeft ingediend.

Let op: Alleen de inkoper die de SSQ-vragenlijst heeft toegewezen ontvangt deze e-mail.

Er is geen specifiek aantal vastgesteld, maar SSQ-vragen zijn ontwikkeld voor leveranciers met het hoogste risiconiveau (kritiek/belangrijk/uitbesteed) en zijn dus niet voor alle leveranciers bedoeld.

U kunt SSQ's alleen inzien als ze de status 'Afgerond' hebben.

Als de status van een SSQ is gewijzigd van 'Afgerond' in 'Bezig met beantwoorden', betekent dit dat de leverancier bezig is om het antwoord aan te passen. U kunt de SSQ weer bekijken zodra de leverancier de aanpassing heeft ingediend.

Dit is het risicogebied waarop de SSQ van toepassing is.

Leveranciers moeten vragen beantwoorden die specifiek gericht zijn op het risicogebied dat relevant is voor de dienst die zij aan u leveren.

De beschrijving van de dienst verwijst naar de specifieke dienst die de leverancier aan u levert.

Bij het invullen van de vragenlijst moeten de leveranciers hun antwoorden specifiek afstemmen op de betreffende dienst.

Als u een beschrijving van de dienst toevoegt, moet die beknopt en duidelijk zijn, zodat de leverancier precies weet om welke dienst het gaat.

Het veld Classificatie is een lijst producten of diensten die de leverancier levert. Deze is afkomstig uit Stap 1 van hun algemene vragenlijst. Selecteer het product of de dienst waar u meer informatie over wilt.

Ja, leveranciers kunnen hun SSQ-vragenlijst op elk moment bijwerken. U ontvangt een e-mail zodra uw leverancier uw SSQ-vragenlijst heeft ingevuld.