Hilfe und Support für Lieferanten

Dieser Leitfaden wurde geschrieben, um Lieferanten bei der Verwendung der „servicespezifischen Fragen“ in den Hellios-Lieferantenportalen zu unterstützen.

Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, in der die Beantwortung servicespezifischer Fragen und eine Liste häufig gestellter Fragen (FAQs) aufgeführt sind, um Ihnen bei spezifischen Fragen zu helfen.

Die Funktion „servicespezifische Fragen“ wurde entwickelt, um Lieferanten Fragen zum „Service-Level“ zu stellen, insbesondere in Bezug auf Dienstleistungen, die Sie Ihrem Käufer erbringen.

Servicespezifische Fragen ermöglichen es Käufern, Lieferanten, die eine IKT-Dienstleistung für ihre Organisation erbringen, Fragen zum Serviceniveau zu stellen. Die neue Funktionalität ergänzt den bestehenden FSQS-NL-Fragebogen und ist in das FSQS-NL-Portal integriert.

Eine neue europäische Gesetzgebung, der Digital Operational Resilience Act (DORA), verpflichtet alle Finanzdienstleister, Daten über ihre IKT-Dienstleister zu erfassen und zu melden. Die Einhaltung von DORA ist für Finanzdienstleister ab dem 17. Januar 2025 verpflichtend.

Um DORA zu entsprechen, hat sich die Einkäufer-Community entschieden, FSQS-NL zu verwenden, um ihre Lieferanteninformationen zu erfassen. Das zentralisierte System ermöglicht es Lieferanten, Informationen effizient in einem standardisierten Format bereitzustellen und dabei Offline-Methoden wie Excel oder manuelle Formulare zu vermeiden. Lieferanten können Antworten auch kopieren und in Fragebögen einfügen.

Wir bitten Sie daher, die Fragen in diesem Abschnitt im Zusammenhang mit dem Produkt oder der Dienstleistung zu beantworten, die Sie dem Käufer anbieten. Alle Antworten müssen sich ausschließlich auf das bereitgestellte Produkt oder die bereitgestellte Dienstleistung beziehen.

Bitte halten Sie sich an die folgenden Schritte, um Ihre servicespezifischen Fragen zu beantworten.

Zugriff auf Ihre servicespezifischen Fragen

Melden Sie sich zunächst hier beim sicheren Portal an.

Um auf den Abschnitt „Servicespezifischer Fragebogen“ zuzugreifen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Servicespezifische Fragen“ oder klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche „Servicespezifische Fragen anzeigen“:

 

Käufer auswählen

Klicken Sie auf die Käuferkarte, die Sie vervollständigen möchten. Hier werden nur die Käufer angezeigt, die den Lieferanten für servicespezifische Fragen nominiert haben.

Jede Käuferkarte hat ihren eigenen Status zur Verfolgung Ihres Fortschritts:

1. Nominiert: Sie haben einen neuen Fragebogen zu beantworten.
2. In Bearbeitung: Sie haben Ihren Fragebogen gestartet, aber noch nicht an Ihren Käufer gesendet.
3. Veröffentlicht: Alle Fragebögen wurden an Ihren Käufer gesendet.
   
   

Wählen Sie den Fragebogen aus, den Sie ausfüllen möchten

Nachdem Sie Ihre Käuferkarte ausgewählt haben, klicken Sie auf „Anzeigen“ in der Tabelle, um den Fragebogen auszuwählen, den Sie ausfüllen sollen.

Die Tabelle zeigt alle von Ihrem Käufer nominierten Service-Level-Fragebögen.

Risikobereich: Dies ist der mit den Fragen des Käufers, die Sie beantworten sollen, verbundene Risikobereich.

Servicebeschreibung: Dies angegebene Dienstleistung, die zwischen Ihnen und der Organisation des Käufers ausgeführt wird. Beim Ausfüllen jedes Fragebogens sollten sich Ihre Antworten nur auf die spezifische Dienstleistung beziehen, die hier von Ihrem Kunden angegeben wurde.

Taxonomie: Dies ist das Produkt oder Dienstleistung, das/die Ihr Unternehmen Ihrem Kunden liefert. Die verfügbaren Antworten in diesem Bereich stammen aus dem wichtigsten Community-Fragebogen des Lieferanten.

Status: Während Sie die einzelnen Service-Fragebögen durchlaufen, wird Ihr Status für jeden servicespezifischen Fragebogen entsprechend aktualisiert:

1. Nicht gestartet: Sie haben einen neuen Fragebogen zu beantworten.
2. In Bearbeitung: Sie haben Ihren Fragebogen gestartet, aber noch nicht an Ihren Käufer gesendet.
3. Abgeschlossen: Ihr Fragebogen wurde an Ihren Käufer gesendet.

Service-Fragebogen abschließen und senden

Beantworten Sie alle Fragen und stellen Sie sicher, dass sich alle Ihre Antworten nur auf die von Ihrem Kunden angegebene Dienstleistung beziehen.

Wenn alle Fragen beantwortet wurden, klicken Sie unten auf der Seite auf „Senden und Fortsetzen“. Sie können erst dann auf „Senden und Fortsetzen“ klicken, wenn alle erforderlichen Fragen beantwortet wurden. Wenn die Schaltfläche nicht aktiv (grau) ist, überprüfen Sie bitte, ob Sie alle Pflichtfragen beantwortet haben.

Ihre Antworten werden automatisch in Echtzeit gespeichert, also machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht in der Lage sind, alle Fragen in einer Sitzung zu beantworten. Sie können sich jederzeit wieder anmelden und dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.

Wählen Sie einen anderen Fragebogen zum Ausfüllen aus

Wenn Sie einen anderen Service-Fragebogen ausfüllen müssen, klicken Sie auf „Anzeigen“, um den nächsten Fragebogen aus der Tabelle auszuwählen. Beantworten Sie alle Fragen zur Dienstleistung und klicken Sie auf „Senden“, um Ihren Fragebogen abzuschließen.

Kopieren und Einfügen Ihrer Antworten

Sie können Ihre Antworten aus einem Service-Fragebogen in einen anderen einfügen, wenn sie sich im selben Risikobereich befinden. Dazu wählen Sie den Fragebogen aus, den Sie ausfüllen möchten, und klicken Sie auf das Einfügen-Symbol

Danach wählen Sie aus, aus welchem Fragebogen Sie Antworten kopieren möchten. Wählen Sie den Fragebogen aus den aufgelisteten Optionen und klicken Sie auf „Antworten einfügen“.

NB: Nachdem Sie Ihre Antworten eingefügt haben, müssen Sie auf der Fragebogenseite noch auf „Senden“ klicken, um Ihren Service-Fragebogen abzuschließen. Wenn Sie noch keinen Fragebogen innerhalb desselben Risikobereichs ausgefüllt haben, können Sie diese Funktion nicht nutzen.

Servicespezifische Fragen für einen anderen Käufer beantworten

Wenn Sie servicespezifische Fragen für einen anderen Käufer beantworten müssen, klicken Sie auf das Symbol in der Navigationsleiste, um alle Käufer anzuzeigen, die Sie für servicespezifische Fragen nominiert haben.

Danach klicken Sie auf die Käuferkarte, die Sie vervollständigen möchten.

Klicken Sie dann in der Tabelle auf „Anzeigen“, um den servicespezifischen Fragebogen anzuzeigen.

Abgeschlossene servicespezifische Fragen

Wenn alle Service-Fragebögen abgeschlossen sind, werden Ihre Käuferkarten auf „Veröffentlicht“ aktualisiert. Außerdem wird Ihr Käufer benachrichtigt, dass Sie Ihre servicespezifischen Fragen beantwortet haben.

Wir werden Sie per E-Mail benachrichtigen, wenn Sie aufgefordert wurden, weitere servicespezifische Fragen zu beantworten.

Servicespezifische Fragebogen aktualisieren

Sie können Ihre servicespezifischen Fragen jederzeit aktualisieren. Klicken Sie auf „Anzeigen“, um die servicespezifischen Fragen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Nehmen Sie Ihre Änderungen auf der Fragebogenseite vor und klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Änderungen zu veröffentlichen.

Nur der Käufer, der Ihre Service-Level-Informationen angefordert hat, kann Ihre Angaben einsehen.

Ihr servicespezifischer Fragebogen läuft nicht ab. Die servicespezifischen Fragebögen laufen nicht ab, aber wir bestärken Sie, diese in Übereinstimmung mit Ihrem Community-Fragebogen zu überprüfen und zu aktualisieren.

NB: Wenn Ihr Community-Fragebogen abläuft, hat Ihr Käufer keinen Zugriff mehr auf Ihre servicespezifischen Fragebogeninformationen.

Ja. Sobald Sie Ihren Hauptfragebogen für die Community ausgefüllt haben, fallen keine zusätzlichen Gebühren für servicespezifische Fragen an.

Sie können Ihre servicespezifischen Fragen jederzeit aktualisieren. Klicken Sie auf „Anzeigen“, um die servicespezifischen Fragen auszuwählen, die Sie aktualisieren möchten. Nehmen Sie Ihre Änderungen auf der Fragebogenseite vor und klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Änderungen zu veröffentlichen. 

Ihre Antworten stehen Ihrem Käufer zur Verfügung, sobald Sie in jedem Service-Fragebogen auf „Senden“ geklickt haben.

Es ist wichtig, dass Ihr Community-Fragebogen auf dem neuesten Stand gehalten wird, weshalb wir Sie anleiten werden, Ihre Verlängerung zuerst abzuschließen, wenn dieser Prozess beginnt. Nachdem Sie Ihre Verlängerung abgeschlossen haben, können Sie Ihre servicespezifischen Fragen weiter beantworten.

Sie können Ihre Antworten aus einem Service-Fragebogen in einen anderen einfügen, wenn sie sich im selben Risikobereich befinden. Dazu wählen Sie den Fragebogen aus, den Sie ausfüllen möchten, und klicken Sie auf das Einfügen-Symbol

Danach wählen Sie aus, aus welchem Fragebogen Sie Antworten kopieren möchten. Wählen Sie den Fragebogen aus den aufgelisteten Optionen und klicken Sie auf „Antworten einfügen“.

NB: Nachdem Sie Ihre Antworten eingefügt haben, müssen Sie auf der Fragebogenseite noch auf „Senden“ klicken, um Ihren Service-Fragebogen abzuschließen. Wenn Sie noch keinen Fragebogen innerhalb desselben Risikobereichs ausgefüllt haben, können Sie diese Funktion nicht nutzen.

Dies ist der mit den Fragen des Käufers, die Sie beantworten sollen, verbundene Risikobereich.

Eine Servicebeschreibung ist die angegebene Dienstleistung, die zwischen Ihnen und der Organisation des Käufers ausgeführt wird. Beim Ausfüllen jedes Fragebogens sollten sich Ihre Antworten nur auf die spezifische Dienstleistung beziehen, die hier von Ihrem Kunden angegeben wurde.

Das Taxonomiefeld ist das Produkt oder die Dienstleistung, das/die Ihr Unternehmen Ihrem Käufer liefert.

Es kann sein, dass Ihr Käufer nicht mehr von Ihnen erwartet, dass Sie servicespezifische Fragen beantworten, und dass er seinen Fragebogen widerrufen hat. In diesem Fall erhalten Sie von uns eine E-Mail, in der wir Ihnen erklären, dass Sie mit diesem Service-Fragebogen nichts mehr tun müssen. Ihr Service-Fragebogen wird aus dem System entfernt und es sind keine weiteren Handlungen von Ihnen erforderlich.