Aide et support pour les fournisseurs

Ce guide a été rédigé pour aider les fournisseurs à remplir les Questions spécifiques aux services (SSQ) sur les portails Hellios pour les fournisseurs.

Nous avons élaboré un guide étape par étape détaillant la manière de remplir les Questions spécifiques aux services et une liste de questions fréquemment posées (FAQ ou Foire aux Questions) pour vous aider à répondre à toute question spécifique.

La fonctionnalité Questions spécifiques aux services (SSQ) a été conçue pour poser aux fournisseurs des questions sur le niveau de service, spécifiquement liées au service fourni à l'acheteur.

Les SSQ permettront aux acheteurs de poser des questions sur le niveau de service aux fournisseurs qui proposent des services TIC à leur organisation. La nouvelle fonctionnalité complète le questionnaire FSQS-NL existant et est intégrée au portail FSQS-NL.

Un nouveau règlement européen, le Digital Operational Resilience Act (DORA), exige de tous les prestataires de services financiers qu'ils recueillent et communiquent des données sur leurs fournisseurs de services TIC. La conformité au règlement DORA est obligatoire pour les prestataires de services financiers à partir du 17 janvier 2025.

Pour se conformer au règlement DORA, la communauté des acheteurs a décidé d'utiliser FSQS-NL pour recueillir les informations sur les fournisseurs. Le système centralisé permet aux fournisseurs de fournir efficacement des informations dans un format standardisé, en évitant les méthodes hors ligne comme Excel ou les formulaires manuels. Les fournisseurs peuvent également copier et coller les réponses d'un questionnaire dans un autre.

Nous vous demandons donc de répondre aux questions de cette section dans le contexte du produit ou du service que vous fournissez à l'acheteur. Toutes les réponses doivent être exclusivementliées au produit ou au service fourni.

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour remplir votre questionnaire des SSQ.

Accéder à votre questionnaire de SSQ

Tout d'abord, connectez-vous au portail sécurisé ici.

Pour accéder à la section « Service Specific Questionnaire », cliquez sur l'onglet « SSQ » en haut de la page, ou cliquez sur le bouton « Voir SSQ » sur la page d'accueil:

Sélectionnez votre acheteur

Cliquez sur la carte d'acheteur que vous souhaitez compléter. Seuls les acheteurs qui ont désigné le fournisseur pour les SSQ apparaîtront ici.

Chaque carte d'acheteur a son propre statut pour suivre votre progression:

1. Nommé : Vous devez répondre à un nouveau questionnaire.
2. En cours : Vous avez commencé votre questionnaire, mais ne l'avez pas encore envoyé à votre acheteur.
3. Publié : Tous les questionnaires ont été envoyés à votre acheteur.

Sélectionnez le questionnaire à remplir

Lorsque vous avez sélectionné votre carte d'acheteur, cliquez sur « Afficher » dans le tableau pour sélectionner le questionnaire que vous devez remplir.

Le tableau affiche tous les questionnaires de niveau de service désignés par votre acheteur.

Domaine de risques : Il s'agit du domaine de risques associé pour lequel l'acheteur vous a demandé de répondre à des questions.

Description du service : Il s'agit du service spécifique que vous délivrez à l'organisation acheteuse. Lorsque vous remplissez chacun des questionnaires, vos réponses ne doivent concerner que le service spécifique identifié ici par votre client.

Taxonomie : Il s'agit du produit ou du service que votre entreprise fournit à votre client. Les réponses disponibles dans ce champ proviennent du questionnaire principal de la communauté du fournisseur.

Statut : Au fur et à mesure que vous progressez dans chaque questionnaire de service, votre statut pour chaque SSQ sera mis à jour en conséquence :

1. Pas commencé : Vous devez répondre à un nouveau questionnaire.
2. En cours : Vous avez commencé votre questionnaire, mais ne l'avez pas encore envoyé à votre acheteur.
3. Terminé : Votre questionnaire a été envoyé à votre acheteur.

Complétez et envoyez votre questionnaire sur les services

Répondez à toutes les questions en veillant à ce que vos réponses se rapportent uniquement au service spécifié par votre client.

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, cliquez sur « Envoyer et continuer » en bas de la page. Vous ne pourrez cliquer sur « Envoyer et continuer » que lorsque vous aurez répondu à toutes les questions. Si le bouton n'est pas actif (grisé), vérifiez que vous avez répondu à toutes les questions obligatoires.

Vos réponses seront automatiquement enregistrées en temps réel. Ne vous inquiétez donc pas si vous n'êtes pas en mesure de répondre à toutes les questions en une seule fois. Vous pourrez vous reconnecter à tout moment et reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Sélectionnez un autre questionnaire à compléter

Si vous devez remplir un autre questionnaire sur les services, cliquez sur « Voir »pour sélectionner le questionnaire suivant dans le tableau. Répondez à toutes les questions relatives au service et cliquez sur « Envoyer » pour terminer.

Copier-coller des réponses

Vous pouvez coller vos réponses d'un questionnaire de service dans un autre s'ils sont dans le même domaine de risque. Pour ce faire, sélectionnez le questionnaire que vous souhaitez compléter en cliquant sur l'icône « Coller »

Ensuite, choisissez le questionnaire complété à partir duquel vous souhaitez copier vos réponses. Sélectionnez le questionnaire parmi les options proposées et cliquez sur « Coller les réponses ».

Attention : Après avoir collé vos réponses, vous devrez encore cliquer sur « Envoyer » sur la page du questionnaire pour compléter votre questionnaire de SSQ. Si vous n'avez pas encore répondu à un questionnaire dans le même domaine de risque, vous n'aurez pas la possibilité d'utiliser cette fonction.

Répondre à des SSQ pour un autre acheteur

Si vous devez répondre à des SSQ pour un autre acheteur, cliquez sur l'icône dans la barre de navigation pour afficher tous les acheteurs qui vous ont désigné pour des SSQ.

Ensuite, cliquez sur la carte d'acheteur que vous souhaitez compléter.

Cliquez ensuite sur « Voir » dans le tableau pour sélectionner le questionnaire spécifique au service.

Mettre à jour vos questionnaires de SSQ

Lorsque tous les questionnaires de service sont remplis, vos cartes d'acheteur sont mises à jour et portent la mention « Publié ». Votre acheteur sera également informé que vous avez répondu aux SSQ.

Nous vous informerons par e-mail si vous devez répondre à d’autres SSQ.

Mettre à jour vos questionnaires de SSQ

Vous pouvez mettre à jour vos questionnaires de SSQ à tout moment. Cliquez sur « Voir » pour sélectionner les questionnaires de SSQ que vous souhaitez mettre à jour. Effectuez vos modifications sur la page du questionnaire et cliquez sur « Envoyer » pour publier vos modifications.

Seul l'acheteur qui a demandé vos informations sur le niveau de service peut les consulter.

Vos questionnaires de SSQ ne peuvent pas expirer. Nous vous encourageons à les vérifier et à les mettre à jour en fonction de votre questionnaire communautaire, mais les questionnaires de SSQ n'ont pas de date d'expiration.

Attention : Si votre questionnaire communautaire expire, votre acheteur n'aura plus accès aux informations de votre questionnaire de SSQ.

Oui. Une fois que vous avez rempli votre questionnaire communautaire principal, il n'y a pas de frais supplémentaires pour les questionnaires de SSQ.

Vous pouvez mettre à jour vos questionnaires de SSQ à tout moment. Cliquez sur « Voir » pour sélectionner les questionnaires de SSQ que vous souhaitez mettre à jour. Effectuez vos modifications sur la page du questionnaire et cliquez sur « Envoyer » pour publier vos modifications. 

Vos réponses seront accessibles à votre acheteur dès que vous aurez cliqué sur « Envoyer » pour chaque questionnaire de SSQ.

Il est essentiel que votre questionnaire communautaire soit tenu à jour, c'est pourquoi nous vous demanderons de procéder d'abord à son renouvellement au début de la procédure. Une fois que vous aurez terminé votre renouvellement, vous pourrez continuer à répondre aux SSQ.

Vous pouvez coller vos réponses d'un questionnaire de service dans un autre s'ils sont dans le même domaine de risque. Pour ce faire, sélectionnez le questionnaire que vous souhaitez compléter en cliquant sur l'icône

Ensuite, choisissez le questionnaire complété à partir duquel vous souhaitez copier vos réponses. Sélectionnez le questionnaire parmi les options proposées et cliquez sur « Coller les réponses ».

Attention : Après avoir collé vos réponses, vous devrez encore cliquer sur « Envoyer » sur la page du questionnaire pour compléter votre questionnaire de SSQ. Si vous n'avez pas encore répondu à un questionnaire dans le même domaine de risque, vous n'aurez pas la possibilité d'utiliser cette fonction.

Il s'agit du domaine de risques associé pour lequel l'acheteur vous a demandé de répondre à des questions.

Une Description du service est le service que vous délivrez à l'organisation acheteuse. Lorsque vous remplissez chacun des questionnaires, vos réponses ne doivent concerner que le service spécifique identifié ici par votre client.

Le champ Taxonomie est le produit ou le service que votre entreprise fournit à votre acheteur.

Votre acheteur peut ne plus vous demander de répondre à des SSQ et peut donc supprimer un questionnaire. Dans ce cas, vous recevrez un e-mail de notre part vous expliquant que vous n'avez plus besoin de faire quoi que ce soit avec ce questionnaire SSQ. Votre questionnaire de SSQ sera supprimé du système et aucune autre action ne sera requisede votre part.