Hulp en ondersteuning voor Leveranciers

Deze handleiding is bedoeld voor leveranciers die op de leveranciersportals van Hellios dienstspecifieke vragen (SSQ's) moeten beantwoorden.

We hebben een stapsgewijze handleiding opgesteld voor het beantwoorden van deze SSQ's, evenals een lijst met veelgestelde vragen (FAQ's) voor het geval u ergens niet uitkomt.

De SSQ-toepassing is ontwikkeld om u als leverancier vragen te stellen over uw serviceniveau, met name op het gebied van de dienst die u levert aan een bepaalde inkoper.

Via SSQ's kunnen inkopers leveranciers die ICT-diensten leveren aan hun organisatie vragen stellen over hun serviceniveau. Deze nieuwe functionaliteit is een aanvulling op de bestaande FSQS-NL-vragenlijst en is geïntegreerd in de FSQS-NL-portal.

Volgens een nieuwe Europese wet, de Digital Operational Resilience Act (DORA), zijn alle financiële dienstverleners verplicht om data over hun ICT-leveranciers te verzamelen en daar verslag van te doen. Met ingang van 17 januari 2025 moeten financiële dienstverleners zich aan deze wet houden.

Voor de naleving van DORA heeft onze community van inkopers besloten om FSQS-NL te gebruiken voor het verzamelen van leveranciersgegevens. Via dit centrale systeem kunnen leveranciers hun informatie op een efficiënte manier aanleveren, in een standaardformaat. Offline oplossingen als Excel of handmatig in te vullen formulieren zijn daardoor niet nodig. Leveranciers kunnen hun antwoorden op de vragen ook kopiëren en in andere vragenlijsten plakken.

Daarom verzoeken we u om de vragen in dit onderdeel te beantwoorden in de context van het product of de dienst die u levert aan de betreffende inkoper. Alle antwoorden moeten direct gerelateerd zijn aan het geleverde product of de geleverde dienst.

Volg de onderstaande stappen om de SSQ-vragenlijst in te vullen.

Toegang tot de SSQ's

Log hier in op de beveiligde portal.

Klik op het tabblad SSQ boven aan de pagina of klik op de knop 'SSQ's bekijken' op de Homepage om de SSQ-vragenlijst te bekijken:

Selecteer een inkoper

Klik op de inkoperskaart die u wilt invullen. Hier zijn alleen de inkopers te zien die een SSQ-vragenlijst aan u hebben toegewezen.

Op elke inkoperskaart is te zien hoever u bent met het beantwoorden van de vragen:

1. Toegewezen: Er staat een nieuwe vragenlijst voor u klaar.
2. Bezig met beantwoorden: U bent begonnen met het invullen van de vragenlijst, maar hebt de antwoorden nog niet ingediend bij de inkoper.
3. Gepubliceerd: Alle vragenlijsten zijn ingediend bij uw inkoper.
4.  

Selecteer de vragenlijst die u moet invullen

Selecteer de inkoperskaart en klik daarna op 'Bekijken' in de tabel. Selecteer de vragenlijst die u moet invullen.

In de tabel ziet u alle vragenlijsten die uw inkoper voor u heeft klaargezet.

Risicogebied: Dit is het risicogebied waar de inkoper meer over wil weten.

Beschrijving van de dienst: Dit verwijst naar de specifieke dienst die u levert aan de organisatie van de inkoper. Bij het invullen van de vragenlijsten moet u uw antwoorden afstemmen op de specifieke dienst die de inkoper hier heeft aangegeven.

Classificatie: Dit is het product of de dienst die uw bedrijf levert aan deze klant. De beschikbare antwoorden in dit veld zijn afkomstig uit de algemene vragenlijst die u eerder hebt ingevuld.

Status: Terwijl u bezig bent met het invullen van de vragenlijsten, wordt na elke SSQ-vraag de status bijgewerkt:

1. Niet gestart: Er staat een nieuwe vragenlijst voor u klaar.
2. Bezig met beantwoorden: U bent begonnen met het invullen van de vragenlijst, maar hebt de antwoorden nog niet ingediend bij de inkoper.
3. Afgerond: Uw vragenlijst is ingediend bij uw inkoper.

Vul de vragenlijst in en dien hem in

Beantwoord alle vragen en zorg ervoor dat uw antwoorden alleen betrekking hebben op de specifieke dienst die uw klant heeft aangegeven.

Heeft u alle vragen beantwoord, klik dan op 'Indienen en Doorgaan' onder aan de pagina. U kunt alleen op deze knop klikken als u alle vereiste vragen hebt beantwoord. Als de knop niet actief is (lichtgrijs), controleer dan of u alle antwoorden hebt ingevuld.

Uw antwoorden worden automatisch opgeslagen, dus het is geen probleem als u de vragen niet allemaal in één keer kunt beantwoorden. U kunt op elk gewenst moment weer inloggen en verdergaan waar u gebleven was.

Selecteer een volgende vragenlijst

Als u nog een andere vragenlijst over uw dienstverlening moet invullen, klik dan op 'Bekijken' om de volgende vragenlijst uit de tabel te selecteren. Beantwoord alle vragen over uw dienstverlening en klik op Indienen om de vragenlijst af te ronden.

Antwoorden kopiëren en plakken

U kunt uw antwoorden van de ene vragenlijst naar de andere kopiëren als ze onder hetzelfde risicogebied vallen. Selecteer in dat geval de vragenlijst die u wilt invullen door op het 'plak'-pictogram te klikken.

Selecteer daarna een al ingevulde vragenlijst waar u antwoorden uit wilt kopiëren. Selecteer de vragenlijst uit de lijst met opties en klik op 'Antwoorden plakken'.

Let op: Nadat u de antwoorden in de vragenlijst hebt geplakt, moet u nog wel op 'Indienen' klikken op de pagina van de vragenlijst, om de betreffende vragenlijst af te ronden. Als u nog geen vragenlijst binnen hetzelfde risicogebied heeft ingevuld, is deze kopieeroptie niet beschikbaar.

SSQ's beantwoorden voor een andere inkoper

Als u voor een andere inkoper SSQ's moet beantwoorden, klik dan op het pictogram in de navigatiebalk om alle inkopers te zien die SSQ's aan u hebben toegewezen.

Klik vervolgens op de inkoperskaart die u wilt invullen.

Klik daarna op 'Bekijken' in de tabel en selecteer de vragenlijst die u moet invullen.

Heeft u alle dienstspecifieke vragen beantwoord?

Zodra alle vragenlijsten zijn ingevuld, worden uw inkoperskaarten bijgewerkt naar de status 'Gepubliceerd'. Uw inkoper krijgt dan bericht dat u de dienstspecifieke vragen hebt beantwoord. 
Als u nog meer SSQ's moet beantwoorden, informeren we u daarover per e-mail.

SSQ-vragenlijsten bijwerken

U kunt eerder beantwoorde SSQ's op elk moment wijzigen. Klik op 'Bekijken' om de SSQ te selecteren die u wilt bewerken. Breng de gewenste wijzigingen aan op de pagina van de vragenlijst en klik op 'Indienen' om de wijzigingen te publiceren.

Alleen de inkoper die de informatie over uw serviceniveau heeft aangevraagd, kan uw gegevens inzien.

Uw SSQ-vragenlijsten hebben geen vervaldatum en kunnen dus niet verlopen. We nodigen u wel uit om uw antwoorden af te stemmen op uw algemene vragenlijst en ze zo nodig bij te werken.

Let op: Als uw algemene vragenlijst verloopt, heeft uw inkoper geen toegang meer tot de informatie uit uw SSQ-vragenlijsten.

Ja. Zodra u uw algemene vragenlijst heeft ingevuld, worden er voor de SSQ's geen aanvullende kosten in rekening gebracht.

U kunt eerder beantwoorde SSQ's op elk moment wijzigen. Klik op 'Bekijken' om de SSQ te selecteren die u wilt bewerken. Breng de gewenste wijzigingen aan op de pagina van de vragenlijst en klik op 'Indienen' om de wijzigingen te publiceren. 

Uw antwoorden zijn zichtbaar voor de inkoper zodra u voor elke vragenlijst op 'Indienen' heeft geklikt.

Het is essentieel dat u de informatie in uw algemene vragenlijst up-to-date houdt. Daarom zetten we meteen de verlengingsprocedure in gang zodra de algemene vragenlijst verloopt. Zodra u deze verlenging in orde hebt gemaakt, kunt u weer verder met het beantwoorden van uw SSQ-vragen.

U kunt uw antwoorden van de ene vragenlijst naar de andere kopiëren als ze onder hetzelfde risicogebied vallen. Selecteer in dat geval de vragenlijst die u wilt invullen door op het 'plak'-pictogram te klikken.

Selecteer daarna een al ingevulde vragenlijst waar u antwoorden uit wilt kopiëren. Selecteer de vragenlijst uit de lijst met opties en klik op 'Antwoorden plakken'.

Let op: Nadat u de antwoorden in de vragenlijst heeft geplakt, moet u nog wel op 'Indienen' klikken op de pagina van de vragenlijst, om de betreffende vragenlijst af te ronden. Als u nog geen vragenlijst binnen hetzelfde risicogebied hebt ingevuld, is deze kopieeroptie niet beschikbaar.

Dit is het risicogebied waar de inkoper meer over wil weten.

De beschrijving van de dienst verwijst naar de specifieke dienst die u levert aan de inkooporganisatie. Bij het invullen van de vragenlijsten moet u uw antwoorden afstemmen op de specifieke dienst die de inkoper hier heeft aangegeven.

In het veld Classificatie noemt u het product of de dienst die uw bedrijf levert aan de inkoper.

Het kan gebeuren dat uw inkoper uw dienstspecifieke antwoorden niet meer nodig heeft en de vragenlijst intrekt. Mocht dat gebeuren, dan ontvangt u van ons een e-mail met de mededeling dat u niets meer hoeft te doen met deze vragenlijst. Deze vragenlijst wordt uit het systeem verwijderd en u hoeft verder niets te doen.